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代表弁護士 中川 浩秀

IT企業における働き方改革とは?タブレット導入やリモートワークなどの事例を紹介

企業は今働き方改革を求められており、それはIT企業においても同じです。
2019年4月から順次適用されていく働き方改革関連法案により、残業時間に関する規制や有給休暇の取得義務が定められ、罰則も明確化されました。

そこで今回は、働き方改革とは何なのかということを確認した上で、IT企業における働き方改革の導入事例などをご紹介していきます。

働き方改革とは

働き方改革とは、「一億総活躍社会の実現へ向けて」というキャッチフレーズのもと、労働者がそれぞれの希望する働き方を選択できる社会を実現することを目的とし、8つの労働関連法を改正するための法律の通称で、正式名称は「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」といいます。

日本の人口はご存知の通り年々減少している上に超高齢化社会を迎えており、それに合わせて労働人口、労働力もこれから急激に減少していくことが予想されます。
このような中で、日本政府は労働力を確保するために働き方改革を推進していますが、労働力の確保の他にも、近年ニュースなどで度々目にするようになった過労死問題や残業代問題に対応する目的も働き方改革には含まれています。

残業時間に明確な制限と罰則を設けることや有給休暇を取得させる義務を企業に課すことで労働者を守り、さらに働き方を多様化させることで自分らしく働ける環境を作り、たくさんの人が活躍できる社会を目指すものとされています。

上記のような必要性から考案された働き方改革は、2019年4月から大企業を対象にすでに施策が始まっており、企業がこれまでの働き方を見直すべき時期が来ているといえます。

これは企業にとって必ずしもマイナスなことではなく、これまで残業や休日出勤の多かった企業も自社の経営を見直し生産性を高める良い機会と捉えることで働き方改革を前向きに進めることができます。

現在雇用している従業員を守るためにも、これから獲得していく人材を確保するためにも、ぜひこの機会に働き方改革について深く考えてみましょう。

働き方改革を行うことによるメリット

働き方改革を行うことは、企業と労働者、どちらの観点からもメリットがあります。
企業と労働者にそれぞれどんなメリットがあるのかをご紹介していきます。

1. 企業における働き方改革のメリット

企業は働き方改革を国から求められているため、罰則を受けないためにも、働き方改革は会社を営業していく上での必須条件といえます。

企業が働き方改革を導入するメリットですが、やはり一番のメリットは「労働力の確保」ができるという点でしょう。

かつては終身雇用が一般的であった日本でも、最近は転職によってより良い労働環境を求めることが一般的となってきており、働き方改革が進んでいるかどうかといった点がこれからの労働者の職場選択の基準の一つになるのは自然な流れでしょう。

現在雇っている従業員を手放してしまうのは企業にとって非常に痛手で、新たに人材を確保するのは時間もコストも多くかかってしまいます。
また、働き方改革の進んでいない企業には新しい人材も集まりにくくなっていくと思われます。

その他にも、労働者の残業時間を減らすことによって残業代の額を抑えられるので、コストをかけてシステムなどを導入したとしても長期的に見るとプラスになるということもあるでしょう。

このように、企業における働き方改革は長期的な目線を持つことで大きなメリットが見えてきます。

2. 労働者における働き方改革のメリット

労働者目線で見た場合の働き方改革のメリットとしては、残業時間の制限や有給休暇の取得義務などが挙げられますが、労働時間が短縮することによって労働時間内で業務を終わらせる必要が出てきます。

そのためダラダラと仕事をすることがなくなり生産性が向上する可能性があります。

労働時間が減ることにより自分の時間が確保されるので、趣味に時間を使ったり家族との時間をしっかりと取れたりと、「ワーク・ライフバランスの確保」ができます。

また、働き方改革においては副業の推奨もされているので、副業による収入で以前よりも少し豊かな生活を送ったり、自分のスキルを高めたりすることもできるようになります。

老後のための貯蓄も働き方改革によって可能になる可能性があります。

働き方改革における労働者側のメリットは企業側とは異なり、すぐに結果として目に見えるものが多いのが特徴と言えます。

IT企業における働き方改革の重要性

IT企業においても、働き方改革は重要であると考えられます。

例えば、働き方改革の進んでいるIT企業は積極的にテレビ通話やチャットツールなどを導入して業務の効率化を図っています。
このような流れに乗り遅れた営業活動などを行なっている企業は、クライアントから「うちとは営業方針が合わない」などと思われてしまう恐れもあるため、IT業界では働き方改革においても最先端を走っていないと機会損失や経済的損失を生み出してしまう可能性があります。

また、IT業界では実際に物品などを生産するわけではなく、データなど電子状のものを生産していくため下請構造が多重化しやすいことも問題視されており、そういった構造により残業時間が膨らんでいるという事実があります。

そうした流れに歯止めをかける意味でも、働き方改革はIT企業にも求められています。

IT企業で実際に導入されている働き方改革の事例

ここからは実際にIT企業で導入されている働き方改革の事例を紹介していきます。

導入にあたっては、システムの問題や社内規則を変更しなければならないといったハードルはあるかと思いますが、これからのIT企業において働き方改革に即した労働環境の整備は必須とも言われているので、前向きな検討をしていただければと思います。

1. 書類の電子化(社内用タブレットの導入)

まず一つ目の事例が書類の電子化です。

長年経営している会社ですと、保管しなければならない顧客資料や経営に関する書類などが膨大な量になってしまい、いざその資料が必要となった際に見つけ出すことが困難であったり、探すだけでかなりの時間を使ってしまったりするという問題が発生していました。

このような問題を解決、社内用タブレット等を従業員に配布し書類を電子化することによって、格納されているフォルダを検索等で呼び出せるようインフラ整備した事例です。

書類を探し出す時間を短縮するといった目的を達成する以外にも、離れた地にある支店や支社といったグループ会社とも情報を共有することが可能となり、書類の内容を安全かつ半永久的に保管できるなどのメリットもあるため、書類の電子化を進めているIT企業が増えてきています。

既存の書類を電子化することも重要ですが、例えばオンラインで取り交わすことのできるサインシステムなどによって、今後の業務においても紙の書類をなるべく増やさない工夫が必要となってくるでしょう。

2. リモートワークの導入

続いての事例は、リモートワークの導入です。

リモートワークとは、テレワークやカフェワークとも言われる、自宅やコワーキングスペース等、職場以外の場所で業務を行う新しい働き方です。

リモートワークの導入は、パソコンを使った業務がメインとなる職種(IT企業のエンジニアや営業など)ならではのメリットです。普段とは異なる環境で働くことによって業務の効率化が期待でき、通勤にかかる時間や労力もないので従業員のストレスや無駄をを大幅に軽減することが可能になります。

ただしリモートワークの導入には課題も多く、例えば社外で業務を行うことになる関係上情報漏洩などのセキュリティの問題が生じうるため、社内サーバー等のインフラ整備などを行った上での導入が求められます。

全ての業務をリモートワークで行う労働形態も今ではありますが、多くの企業で採用されている導入例としては、「社内会議等の予定がない日に週に1度までリモートワークが可能」など、基本は出社するという従来のスタンスは保ったままに一部リモートワークを導入するといった方法がメインになっています。

リモートワークを導入するのであれば、このあと紹介するチャットワークやSlackといったチャットツールを合わせて導入することにより、リモートワーク中でもコミュニケーションをとることができるので業務が円滑になります。

また、リモートワーク中はいつでも電話に出られるようにしておくといったルール作りや、業務開始時刻と終了時刻がわかるような勤怠管理の方法も検討する必要があります。

つまり、リモートワークは、導入時のルール作りが肝となるのです。

3. 副業の解禁

IT企業で働く人の中には、サイトの構築・運営ができるエンジニアやプログラマー、WEBデザインや画像や動画の編集ができるデザイナー、CRM・MAツールを使いこなし最適な施策をうっていくマーケッターなど、様々なスキルを持った人が存在しており、副業によって収入を得ることのできる労働者は多く潜在しているとされています。

政府主導の働き方改革において副業が推奨されているということもあり、現在では多くのIT企業で副業の解禁が行われています。

ブログやYouTubeなど自分で情報を発信して広告収益を稼ぐ方法や、クラウドソーシングで仕事を受注して報酬を得る方法など、副業で収入を得る方法は多様です。

副業によって収入が増えて生活が豊かになるだけではなく、日々の業務では携わることのなかった領域まで自分で作業することもありますので、今まで見えることのなかった自分のスキルを発見することもできますし、そのスキルを本業に生かすことも可能になります。

企業としては、自社の行っている営業活動と重なる部分での副業は自社の経営を妨害する可能性があるとして、直接関係のない領域での副業を認めるといった条件付きでの副業を認めている企業も少なくありません。

また、場合によっては副業に関して深夜労働や休日労働などを規制し、本業に支障が出ないようにするなどの対処も必要となってくる可能性があります。

IT企業ですぐに導入すべき小さな働き方改革

先ほど紹介した書類の電子化やリモートワークといった働き方改革は、導入にコストとインフラ整備が必要となるためすぐに導入できる企業はおそらく少ないことでしょう。

しかし、全ての働き方改革にコストとインフラ整備が必要なわけではなく、明日からすぐにでも導入できる、導入すべき小さな働き方改革はいくつもあります。

ここでは3種類の小さな働き方改革をご紹介します。

いずれかを採用して導入するだけでも、業務の効率化や従業員のメンタルヘルスを向上させることができるでしょう。

1. 私服出勤

営業活動を行なっている従業員であれば、クライアントのもとへ出向くことが多いのでスーツ出社はやむをえない部分もあります。、しかし、社内勤務しか行わない従業員や、営業活動を行う従業員であってもその日に営業活動の予定がないといった従業員については私服での出社を許可してあげてもよいでしょう。

通勤や退勤は電車でも車でも疲れるものですが、それがスーツだとさらに疲れが増大してしまいます。

電車通勤の場合は自宅から駅、駅から職場まで歩いて出勤することになりますので、その負担は大きくなります。

こういった労働者のストレスは私服出勤を認めることで軽減しますので、私服出勤を認めてあげるのも一案でしょう。

オフィスカジュアルにとどめるのか、全くの私服を許可するのかによっても従業員の感じるストレスは変わってきます。

とはいえ、職種や会社のブランドイメージや、他の従業員に与える影響もあるので、本当に自社の事業にとってプラスになるのかを従業員の意見を聞きながらよく考えてから導入するのが良いでしょう。

2. 飲み会の廃止(自由参加)

続いては、多くの会社で根付いている飲み会への強制参加の風習の廃止です。

昨今では、自分の時間を大切にしたいと思っている人が多く、会社に自分の時間を奪われることになる飲み会を嫌悪する方も少なくありません。

上司としては、「部署や会社を一つにするために必要だ」と考えて行っている飲み会によって、部下はストレスを感じているということがあります。

普段話せない話題まで話せる飲み会が絶対に悪いとまでは言いませんが、飲み会はあくまで自由参加にするなど部下への気遣いも働き方改革のひとつです。

3. Slackやチャットワークでの連絡

最後に、社内でのコミュニケーションに、先ほどのリモートワークの導入で紹介したSlackやチャットワークといったチャットツールでの連絡方法を採用する働き方改革です。

このようなシステムの導入には、社内での連絡をチャットで行うことで業務の効率化を可能とし、朝礼の時間も削減できるといったメリットがあります。

また、チャットツールを導入している企業は多くあるので、企業間での連絡も電話からチャットツールに移行することで、電話をかけるストレスを軽減することも可能となります。

チャットツールを利用することで、逆に「社内のコミュニケーションが不足するのでは?」といった不安の声も聞きますが、プロジェクトの重要な連絡などはチャットツールでの送信に合わせて口頭で連絡することで意思疎通がきちんとできる上に、チャットツールに内容は残っているのでメモを取る必要もなくなります。
チャットツールは業務上のミスを軽減する役割も果たします。

ただし、チャットツールはメッセージの削除機能があるのが通常ですので、どうしても内容を残しておかなければならない重要な事項は、あえてメールなどの別の方法で記録を残しておくという配慮も必要です。

Slackやチャットワークといったチャットツールに抵抗がある場合は、契約しているレンタルサーバーでチャット機能が搭載されているものもありますので、一度担当に相談してみてください。

働き方改革関連法案で改正される内容

最後に、政府の打ち出した働き方改革関連法案で従来の内容から変更される残業時間と有給休暇の取得義務についてご紹介します。
規制内容や罰則などのポイントに絞ってご紹介していきます。

1. 残業時間の規制に関して

これまでも労働法によって残業時間には規制がありましたが、違反した際の罰則が設けられておらず、行政指導のみでした。

しかし、働き方改革関連法案により残業時間は原則「月45時間、年360時間」と制限され、臨時的な特別の事情がない限りはこれを超える残業は認められないこととなりました。

特別の事情があり、労使協定(36協定など)を結んだとしても「月100時間、年720時間、複数月平均80時間未満、月45時間を越えてよいのは6ヶ月まで」といった制限が設けられました。

これを違反した場合は「6ヶ月未満の懲役、または30万円以下の罰金」という明確な罰則も設けられました。

2. 有給休暇の取得義務に関して

続いて有給休暇の取得に関する義務です。

いわゆる「ブラック企業」では、「忙しい」、「人が足りない」といった理由などから有給休暇を実質的に認めておらず、有休を消化したくてもできないといった実態がありました。

そこで、働き方改革関連法案で「年間10日以上の年次有給休暇の保有者には最低5日の有給休暇取得の義務」が設けられました。
これは正規雇用されている社員のみではなく、年次有給休暇が10日以上あるパートタイム労働者などにも適用されます。

もちろん有給休暇はすべて自由に使える権利がありますので、5日を超えて使用できるのが本来であり、10日未満のパートタイム労働者も自由に使用できるものですが、形骸化している実態があるため最低5日の有給休暇を取得させる義務が企業に課されました。

これに違反した場合には「30万円以下の罰金」に処せられます。

まとめ

現在、企業においては働き方改革の実施が急務となっており、従業員の残業が常態化してしまっているのであれば、残業時間を減らすための努力をしなければなりません。

そのためには、従業員に生産性の向上を求めるだけではなく、システムやインフラから見直す必要があります。

労働者を守るためにも、企業を長く守っていくためにも働き方改革は必須なので、自社には何が必要なのかをぜひ一度検討してみましょう。

就業規則の改訂と周知や、雇用契約書の作り直しという作業が必要になる場合もありますので、この機会に、あなたの会社の事業を理解してくれる、労務関係に詳しい弁護士に相談してみることをお勧めします。

代表弁護士中川 浩秀 東京弁護士会
2010年司法試験合格。2011年弁護士登録。弁護士法人東京スタートアップ法律事務所の代表弁護士。同事務所の理念である「Update Japan」を実現するため、日々ベンチャー・スタートアップ法務に取り組んでいる。