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弁護士 後藤 亜由夢

退職勧奨の進め方|違法・パワハラにならず自己都合退職を促す場合の注意点

「退職してほしい従業員がいるけれど、どのようにして辞めさせたらいいか分からない」「退職させるにしてもトラブルは防ぎたい」など、お悩みの経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
会社を経営する上で、整理解雇をしなければならない場合や、問題のある社員を解雇したい場合があるでしょう。しかし、立場の強い使用者(会社側)から立場の弱い労働者(従業員側)を守るために、労働基準法などの規定によって、原則として会社は従業員を簡単に解雇することはできません。
もっとも、「解雇」ではなく、あくまで従業員が自らの自由意思で退職するように、会社側から従業員に働きかけることは可能です。そのような場合に有効な方法が「退職勧奨」です。
しかし、会社の対応の仕方によっては、パワハラや違法な退職強要であると後に従業員から主張される可能性もあるので、注意が必要です。
そこで今回は、退職勧奨を適切に行うための注意点について解説します。

退職勧奨とは?退職勧告・解雇との相違点

1.退職勧奨とは

退職勧奨とは、会社が従業員に対して自主的に退職するよう働きかけることをいいます。退職勧奨は「解雇」ではないため、会社側は、人員削減を行いたい場合や、従業員に解雇事由があるが温情として自主退職を促す場合に、原則として自由に退職勧奨を行うことができます。退職勧奨自体は適法な行為です。

もっとも、退職勧奨は、従業員に対しあくまで任意の退職を促す方法です。したがって、従業員は、会社の退職勧奨に従う義務はなく、従業員は自由な意思で退職を決めることができます。退職をするかどうかの決定権が従業員側にあるということが退職勧奨の大きなポイントです。そのため、会社が従業員に対し行き過ぎた退職勧奨をすると、違法な退職強要やパワハラと判断される場合もあります。

2.退職勧告とは

退職勧告と退職勧奨は同じです。表現が違うだけで、どちらも会社が従業員に対して、自主的に退職してくれるように促すものです。

3.解雇とは

解雇は、従業員に解雇されても仕方がない十分な理由(解雇理由)がある場合に、会社側が一方的に従業員を退職させるものです。解雇する際は、解雇理由が合理的であり、解雇という手段が社会通念上相当であること(解雇理由を考えれば、その従業員を解雇することはやむを得ないといえること)が必要です。解雇と退職勧奨との違いは、解雇は従業員の同意なく従業員を退職させることができるが、退職勧奨はあくまで従業員が自らの自由意思でなければ、退職させることができない、という点にあります。

退職勧奨をする場合の手続きとは

退職勧奨をする場合は、以下のような手続を取ることがポイントです。このような手続を取ることにより、従業員を自由意志で退職させることができ、また客観的にもそのように判断されるものとなります。

1.面談

従業員を呼び出して面談を行い、退職勧奨を行います。

面談では、会社の他の社員に退職勧奨が知られないように行うこと、長時間に及ばないことが重要です。他の社員が認識できる状況で退職勧奨を行ったり、退職勧奨の面談が長時間に及んだりすると、従業員が違法な退職強要を受けたと判断される場合があるからです。

面談の際は、退職勧奨の理由や、退職勧奨を行うまでに会社が従業員に対して行った努力(例えば、何度も勤務態度を改めるように伝えたことなど)を伝えましょう。なお、退職勧奨の理由は何でも構いませんが、あまりに曖昧な理由だと違法な退職強要やパワハラと捉えられかねないので、できるだけ具体的に理由を示せるように整理しておきましょう。また、面談は、従業員に対し、一度で結論を出すように迫ってはいけません。従業員に対し十分検討の時間を与えずに退職を迫ると、やはり違法な退職強要やパワハラとして判断される可能性があります。とはいえ、多数回かつ長時間にわたる面談・退職勧奨も、その程度によっては違法な退職強要と判断される場合があるので、注意が必要です。

2.条件提示

退職勧奨をする際は、退職に同意した場合の条件を提示することが重要です。退職に応じた場合の優遇措置の具体例としては、退職金の上乗せ、転職活動のための有給休暇の付与、転職サイト利用料金の負担、再就職先の紹介などが挙げられます。

退職勧奨に関しての交渉の過程で、こうした条件を従業員側が受け入れれば、従業員の意思で退職を決めたことの証明にもなります。

3.合意書の作成

従業員が退職に合意した場合、雇用関係の終了に関する合意書を作成します。合意書には、以下のような内容を定めて、最後に合意した日付を記入し、会社と従業員の双方が署名・押印して保管しておきます。

  • 退職日
  • 退職に際して合意した内容(退職金の金額や支払日、有給休暇の付与など)
  • その他の債権債務関係がないこと
  • 秘密保持義務

退職勧奨で合意すべき内容はケースバイケースですし、会社の業務内容によっては情報の持ち出しなど、特に気を付けるべき点もあります。会社が従業員と退職の合意をする際は、退職勧奨の状況を弁護士に相談し、弁護士に合意書を作成してもらうと安心です。

会社が自己都合退職を促す場合の違法性

上記でお話したように、退職勧奨はあくまで従業員に退職を促し、最終的に従業員の自由意思で退職してもらうように働きかけるものです。そのため、会社が従業員に退職を強要すると、強制的に退職を強いる違法な退職強要と評価されます。

裁判などにより、違法な退職強要があったと事後的に判断された場合、従業員の退職の意思表示は無効であるとされる可能性や、会社が従業員に対して損害賠償責任を負うことになる可能性もあるので、注意が必要です。

実際には、以下のような裁判例があります。すなわち、退職勧奨は、会社が従業員に対し、社会通念上相当と考えられる限度を超えて不当に心理的圧力を加えることや、又は名誉感情を不当に害するような言葉を用いることによって、従業員の自由な退職意思を妨げるような言動をすることは許されず、そのように行われた退職勧奨は違法と判断された事例があります(日本IBM事件 東京地裁平成23年12月28日判決)。

つまり、退職勧奨に際して、「社会通念上相当と考えられる程度を超え」たり「従業員に不当に心理的圧力を加えることや、又は名誉感情を不当に害するような言葉を用いる」ことにより、「従業員の自由な退職意思が侵害された」場合に、違法な退職強要と判断される可能性がある、ということです。

また、同様に、従業員は退職勧奨に応じる義務がないにもかかわらず、退職以外に方法がないと思わせたような場合も違法な退職強要と評価される可能性があります。

違法な退職強要と言われないようにするための5つの注意点

退職勧奨と、違法な退職強要の区分のポイントとしては、前述のとおり、従業員の自由な退職意思を侵害したかどうかにあります。
では、会社が従業員に対し適法に退職勧奨を行う場合は、具体的にどのような点に注意すればよいでしょうか。以下、退職勧奨を行う際のポイントをご説明します。

1.面談の時間や回数

前述のように、退職勧奨をする際は、一般的に従業員を呼び出して行います。その際、長時間かつ多数回にわたって退職勧奨を行うことは避けましょう。面談時間が長すぎたり、回数が多くなりすぎたりすると、退職勧奨が違法と判断される理由の一つになり得ます。

実際の裁判例では、長時間に及ぶ退職勧奨の面談を5回行ったケースで、違法と判断された事例があります(エム・シー・アンド・ピー事件 京都地裁平成26年2月27日判決)。
もっとも、この事案では、各面談が1時間を超えるものであったことも、違法と判断された理由の一つです。適法な退職勧奨を行うためには、面談回数は多くても数回程度にとどめ、1回あたりの面談も数時間という長時間に及ばないようにしましょう。

2.面談時の人数

退職勧奨を行う際、会社側の人数が大人数に及ぶと、心理的威迫を加えたとして違法と判断される可能性があります。

一方で、会社側の担当者と従業員が一対一で面談を行うと、互いに感情的になることで会社側の担当者が従業員に対し不適切な発言をしてしまい、それが違法と判断される可能性もあります。会社側としては、従業員が退職勧奨の面談の際に音声を録音している場合も考慮し、発言は慎重に行うべきです。

会社が退職勧奨の面談を行う場合、会社側の人数としては、2~3名程度にするのがよいでしょう。また、会社側としては、当該従業員の上司など、事情を把握しており退職勧奨に至った理由を説明できる人物を面談に参加させるといいでしょう。

3.言葉のチョイス

退職勧奨はあくまでも従業員の自由意思による退職を促すものです。そのため、退職勧奨を行う際は、前述のように、退職を強要していると受け取られないようにすると共に、従業員の名誉感情を不当に害したと評価されないようにすることが必要です。そのためには、退職勧奨の面談では不適切な言葉を使用しないことが必要です。

まず、「退職届を出さなければ解雇する」などという発言はしてはいけません。また、解雇だけでなく、降格・減給や配置換えを持ち出すのも同様です。このような行為が行われていると、もし従業員が退職届を出したとしても、違法な退職強要があったと評価され、退職の合意自体が無効と判断される可能性もあります。また、「産休・育休を取るなら退職してほしい」などという発言もしてはいけません。違法な退職強要になるのに加え、男女雇用機会均等法や育児・介護休業法に抵触するおそれもあります。

上記のような条件を持ち出さなかったとしても、従業員を中傷したり、名誉を傷つけたりする内容の発言をすることによっても、違法な退職強要と判断される可能性があります。
退職勧奨の際には、退職を勧めているがあくまで解雇ではないこと、退職を決めるのは従業員の自由であることを伝え、従業員が退職しない意思表示をした場合には、深追いしないようにしましょう。また、前述のように、会社側の発言を従業員が録音している可能性を考慮し、慎重な発言を行うようにしましょう。

4.提示する条件の内容

退職勧奨をするに際しては、退職に合意した場合には従業員に有利になる条件を提示するのが一般的です。例えば、上記で説明したような退職金の上乗せ、有給休暇の付与、転職活動のサポートなどがあります。これらの条件は、具体的に合意し、書面に明確に記載しておきましょう。

反対に、退職勧奨に応じずに在職を続けることがデメリットになることの説明も有効です。具体的には、会社の経営状況の好転が望めないこと、希望するポジションを用意できないこと、昇給・昇格が期待できないことなどです。ただし、デメリットを説明する際にも、あくまで従業員に対し脅しといえるような発言をしないこと、事実を必要以上に強調したり虚偽の内容を伝えたりしないことに注意しましょう。

5.面談内容の証拠化

面談の内容は、後日トラブルになった場合に備えて記録しておきましょう。議事録のように書面化しても、録音しておいても構いません。

最終的に合意した内容は、雇用関係終了の合意書として双方署名押印します。もっとも、後々に退職勧奨の違法性が問題となった場合、退職への合意に至る過程が問題視されることが多いです。面談の状況は都度記録して証拠化しておくことをおすすめします。

退職勧奨の違法性が問題になった事例

1.昭和電線電纜事件(平成16年5月28日横浜地裁川崎支部判決)

昭和電線通電纜会社において、同僚に暴言を吐くなどした従業員に退職勧奨を行い、従業員もこれに応じて退職したものの、後日退職の合意が無効であるとして復職及び退職後から復職までの賃金の支払いを求めて争われたケースです。
本件では、会社が退職勧奨の際に、従業員に解雇事由が存在していなかったにもかかわらず、自主退職しなければ解雇の手続をすることになる等と伝えていたため、一度成立した退職の合意が無効となるかが問題となりました。
裁判所は、本来解雇できる理由がないのに、会社は従業員を「退職届を出さなければ当然解雇されるものだ」と誤解させたとして、退職の合意を錯誤により無効と判断し、会社に対し、従業員の復職と退職後復職までの約1400万円の賃金の支払いを認めました。

2.全日空事件(平成13年3月14日大阪高裁判決)

全日空が、能力不足を理由として客室乗務員に退職勧奨を行い、応じなかった客室乗務員を解雇したケースです。
本件では、退職勧奨の際に、約4か月で面談回数が30回以上にのぼり、1回あたりの時間が8時間に及んだ面談もあったこと、面談の際に大声を出したり机をたたいたりするなどの言動があったことが問題になりました。
これらの退職勧奨が違法な退職強要にあたるとして争われた裁判で、裁判所は、退職勧奨の頻度、面談時間の長さ、従業員に対する言動は、許容できる範囲を超えており違法な退職強要に当たると判断し、全日空に対して90万円の慰謝料の支払いがなされることを認めました。

3.エム・シー・アンド・ピー事件(平成26年2月27日京都地裁判決)

エム・シー・アンド・ピー社で、うつ病に罹患していた従業員に対し退職勧奨を行ったことで、退職勧奨直後から従業員が休職し、その休職期間満了により当該従業員を退職扱いとした件で、退職勧奨の違法性が争われたケースです。

本件では、退職勧奨で解雇の可能性が示唆されたこと、退職しないと明示したのに繰り返し面談が行われたこと、面談が長時間に及んだことが違法であるか否かに加え、違法な退職勧奨がうつ病を悪化させる原因となったかが問題になりました。
裁判所は、従業員の主張を認め、3回の面談のうち、2回目が1時間、3回目の面談が2時間に及んだことが長時間に及んでいるとして、退職勧奨が違法であると同時に、従業員のうつ病悪化にも起因していると判断しました。

4.大和証券事件(平成27年4月24日大阪地裁判決)

大和証券が、成績不良・勤務態度不良を理由として、従業員に退職と子会社への転籍を勧告し、従業員が退職・転籍に応じたものの、後に退職強要されたとして争ったケースです。

本件では、大和証券が退職勧奨を行った約4か月間、当該従業員を「追い出し部屋」と呼ばれる部屋で勤務させて朝会にも出席させず、他の社員とも接触させなかったことが退職強要にあたるかが問題になりました。裁判所は、会社の行為は、従業員を退職に追い込むための嫌がらせであるとして違法性を認め、会社に対し150万円の慰謝料の支払いを求めました。

従業員が退職勧奨に応じない場合の対処法

従業員が退職勧奨に応じない場合、原則として退職させることはできません。しかし、従業員側に解雇される理由がある場合や、会社側に人員削減を行うことがやむを得ないといえる事情がある場合は、従業員を解雇することができます。

1.解雇できる場合

従業員に解雇される理由がある場合は、本人が退職勧奨に応じなくても解雇することができます。具体的には、①就業規則に懲戒解雇の規定があり、②どのような場合に懲戒解雇になるか(解雇理由)が就業規則に規定されており、③実際に業務上横領、暴力・傷害などの重大な不正や犯罪行為などの解雇理由がある場合に、従業員を解雇することができます。

また、解雇日の30日以上前に解雇予告を行うか、あるいは30日分以上の平均賃金(解雇予告手当)を支払う場合は、就業規則に規定がなくとも従業員を解雇することが可能です。具体的には、解雇をする「客観的に合理的な理由」があり、解雇以外に適切な方法がなく「社会通念上相当と認められる」と会社側が証明できれば、勤務態度不良や成績不良などを理由として従業員を解雇することが可能です。

とはいえ、日本の法律では、使用者である会社側と、労働者である従業員側の不均衡なパワーバランスを考慮して、会社が従業員を解雇する際には厳しい条件や煩雑な手続が求められます。そのため、退職勧奨に応じないからと言って安易に解雇をすると、上述のとおり不当解雇として無効になり、損害賠償を請求される可能性があります。

退職勧奨に応じない従業員に対処するためには、就業規則の規定を整えた上で、解雇事由となる従業員の行動を調査し証拠化して、解雇の手続をとることが求められます。

2.会社都合で人員整理の必要がある場合

従業員が退職勧奨に応じず、解雇するだけの理由がない場合でも、会社が人員削減をせざるを得ない場合には、適法に整理解雇をすることができます。

整理解雇をする際は、①人員整理をする会社の経営上、相当の必要性があること、②解雇を回避する努力義務を尽くしたこと、③人員整理の対象となる人選の基準が合理的で公平であること、④整理解雇の手続が妥当であること、という4つの条件を満たし、かつ解雇日の30日以上前に解雇予告を行うか解雇予告手当を支払うなどの適正な方法を取ることが必要です。これらの条件を満たせば、整理解雇によって従業員を退職させることが可能です。

もっとも、このような要件をすべて判断するのは難しいため、実務では、整理解雇を回避するために、まず退職勧奨を行うことは頻繁に行われています

退職勧奨を弁護士に相談するメリットとその注意点

上述のような解雇のリスクを考えると、退職勧奨は使用者である会社側が自由に行うことができるため、会社側の手段としてはまず退職勧奨を行うことが有効です。しかし、退職勧奨も手続や方法に注意しなければ、違法な退職強要と判断され、後日紛争に発展したり、損害賠償を請求されたりするおそれもあります。

これまで見てきたように、退職勧奨は法的な要件や手続を満たす必要があるため、法律の専門家である弁護士に依頼することにより、適法かつスムーズに行うことが可能です。もっとも、弁護士に依頼するには弁護士費用などが必要になります。そこで、弁護士に相談するメリットと、その注意点を以下のようにまとめてみました。

1.退職勧奨を弁護士に相談するメリット

退職勧奨は、会社側の自由とはいえ、実際にはこれまで見てきたとおり、適法な手続をとることが求められます。しかし、その適法性の判断には、専門的な法律知識が必要になります。また、退職勧奨が違法と判断される程度は個別のケースによってさまざまですが、その判断も専門的な法的知識が必要となります.

この点、弁護士に退職勧奨を相談することで、違法な退職強要と判断されない退職勧奨を行うことができ、円満な退職の合意に向けた交渉が期待できます。特に企業法務に携わり多くの顧問先企業を抱える弁護士は、多数の会社での退職勧奨の経験があり、労働実務に多く触れていることが多いので、個別の事案に適した対応についてアドバイスを行うことができるのです。

また、後日従業員が退職勧奨の違法性を主張してきた場合でも、退職勧奨についての知識や経験が豊富な弁護士であれば、迅速かつ的確な対応をとることが可能です。

2.退職勧奨を弁護士に相談する際の注意点

退職勧奨を弁護士に相談する際の注意点としては、費用がかかることが挙げられます。1回あたりの相談料の目安は、30分5,000円、1時間10,000円程度が一般的です。
また、弁護士と顧問契約を締結し、継続的に日々の労務管理を相談したい場合、顧問料の相場は一か月に3万円から5万円程度となっています。

確かに、毎月の顧問料を支払うのは会社の経営上、難しい場合もあるかもしれません。しかし、上記でご紹介した裁判例のように、退職勧奨の違法性が争われると、場合によっては数百万円の損害賠償や一千万円以上の未払賃金の支払いなどが命じられることもあります。そのため、このような事後的なトラブルを予防するために、弁護士に依頼することは、トータルではむしろ会社が費やすコストを大きく削減することができるのではないでしょうか。特に、今回ご説明した退職勧奨を含む労務に関する事項は、会社と従業員との間で問題が発生しやすいため、従業員のいる会社では労務問題に詳しい顧問弁護士を付けておくことをお勧めします。

まとめ

今回は、退職勧奨をする際の注意点について解説しました。退職勧奨は、解雇のトラブルを避ける有効な手段として知られていますが、対応によっては、巨額な損害賠償請求を受けるなど、大きなリスクを被るおそれがあるものです。
近年、行き過ぎた退職勧奨を受けたとして、従業員から事後的に損害賠償を請求されるというトラブルも増加しています。退職勧奨の手続を適切に利用し、円満な退職につなげるためには、個別の事案に沿った対応が必要です。
最新の法律や裁判例に精通した弁護士であれば、個々の状況に応じたアドバイスをすることが可能です。我々東京スタートアップ法律事務所は、豊富な労働法務の経験を活かし、数多くの企業の顧問弁護士として、従業員との人事労務問題の対応や、労務管理などのサポートを提供しています。
スポットでの労働問題のご相談はもちろん、各企業の予算やニーズに応じた顧問契約プランのご提案もしておりますので、労働分野に強い企業法務専門の弁護士をお探しの方はお気軽にご相談ください。

弁護士後藤 亜由夢 東京弁護士会
2007年早稲田大学卒業、公認会計士試験合格、有限責任監査法人トーマツ入所。2017年司法試験合格。2018年弁護士登録。監査法人での経験(会計・内部統制等)を生かしてベンチャー支援に取り組んでいる。