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弁護士 後藤 亜由夢

退職勧奨通知書・退職勧奨同意書のひな型と文例を解説

問題のある従業員に辞めてもらうために退職勧奨を行うことは、一方的な解雇と比較すると、事後的なトラブルが発生する可能性が低い方法とはいえます。しかし、退職勧奨通知書の内容や渡し方等に問題があると、不当な退職勧奨や退職強要に該当するとして、後々問題になりかねません。

今回は、退職勧奨を行う際の退職勧奨通知書・退職勧奨同意書の適切な記載方法や注意点について、ひな型(フォーマット)や文例を紹介しながら解説します。

退職勧奨・合意退職のメリットと注意点

そもそも退職勧奨と解雇にはどのような違いがあるのでしょうか。状況に応じて適切な方法を選択できるように、制度の内容と注意点をご説明します。

1.退職勧奨とは

退職勧奨とは、使用者である会社側が、労働者である従業員に自主退職を促すことをいいます。「退職勧告」「肩たたき」などと言われることもあります。

あくまで自主的な退職を促すものなので、退職勧奨によって一方的に辞めさせることはできず、従業員が退職勧奨に応じて初めて退職になります。したがって、従業員が退職勧奨を断った場合は、会社側はその従業員を辞めさせることはできません。

このように、退職勧奨に応じて、実際に退職するかどうかは従業員の自由なので、退職勧奨については労働基準法などの法律の規定がありません。そのため、会社側が必要だと判断した場合には、自由に退職勧奨を行うことができます。

2.解雇と退職勧奨の違い

退職勧奨の場合は、会社側の退職の提案に対して従業員が合意し、あくまで従業員が自主的に退職するのに対して、解雇の場合は会社側が一方的に従業員を辞めさせる点で異なります。解雇の場合は、従業員の合意は不要であり、「退職したくない」という意思表示をしたとしても、要件を満たせば原則として雇用契約は終了となります。

このように、解雇は会社側が一方的に雇用契約を終了させる強い権利です。会社が懲戒解雇を行う場合には、就業規則に解雇事由の記載が義務付けられており、法律でも「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」(労働基準法第16条)と厳しい条件が定められています。「客観的に合理的な理由」がない解雇は不当解雇と判断されます。その結果、事後的に争われ、会社側が1000万円を超える多額な未払賃金や損害賠償の支払義務を負うケースもあります。

解雇には、あらかじめ就業規則で定める懲戒事由に該当する場合に懲戒処分として解雇を行う「懲戒解雇」と、会社側が主張する解雇事由に基づき雇用契約を一方的に終了させる「普通解雇」があります。懲戒解雇の解雇事由の具体例としては、犯罪、秘密漏えい、無断欠勤などの重大な規律違反を理由とする場合があります。普通解雇の解雇事由の具体例としては、病気等による就業不能、能力不足や成績不良、協調性の欠如、頻繁な欠勤や遅刻、業務命令違反を理由とする場合があります。しかし、これらの解雇事由があれば即解雇できるわけではなく、問題のある従業員を適切に指導しても、なお改善されないなどの条件を満たさなければ、不当解雇に該当する可能性が高くなります。

3.解雇せずに退職勧奨するメリット

退職勧奨は、解雇と異なり従業員の自主的な退職を促すものなので、退職の理由は問いません。能力不足や成績不振、指示に従わないなどの問題のある従業員に対して、会社が退職勧奨を行っても、法律上は原則として問題はありません。また、従業員が合意の上で退職するので、解雇と比較してトラブルに発展する可能性は低いです。解雇の前に退職勧奨をして退職を促すことはリスクを避ける点でも有効です。

このように、退職勧奨は解雇に比べて強制力がなく実効性には劣りますが、問題のある従業員に対する柔軟な対応が可能で、トラブル回避につながりやすいというメリットがあります。

退職勧奨する際の注意点

退職勧奨は、あくまでも会社が従業員に対して退職を促すもので、従業員はそれに応じる義務はありません。そのため、従業員が退職勧奨を断ったのにしつこく退職勧奨を続ける場合や、退職勧奨に応じるよう強要する場合は、違法な「退職強要」や、「解雇」に該当すると判断される場合があるので注意が必要です。退職勧奨を行う際に注意すべき点について具体例を交えながら説明します。

1.退職に追い込む人事措置を取らない

従業員が退職勧奨に応じることを目的として、異動や職務の変更をしてはいけません。2020年6月、山口県田布施町で、税金の徴収ミスを内部告発した職員を1人だけの畳部屋に異動させたという事件が話題になりました。また、過去にも成績不良の従業員に退職勧奨を行う際、追い出し部屋と呼ばれる1人部屋で勤務させたケースが違法な退職の強要に当たると判断された裁判例があります(大阪地方裁判所平成27年4月24日判決)。

2.「退職勧奨に応じるしかない」と誤解させない

退職勧奨を行う際は、「退職届を出さない場合は解雇する」など、本人に「退職勧奨に応じるしかない」と思わせるような発言は控えるべきです。解雇事由が存在しないにもかかわらず、本人に「退職勧奨に応じなければ解雇される」と誤解させてしまうと、本人が退職勧奨に応じたとしても、退職の合意は錯誤により無効だと事後的に判断される場合があります(横浜地方裁判所川崎支部平成16年5月28日判決)。

3.退職勧奨の回数や時間

退職勧奨を行った際に、従業員が退職を拒否した場合、再度説得を試みることは問題ありません。しかし、執拗に面談を繰り返すことや、1回数時間に及ぶ面談を行うことは、違法な退職強要に該当すると判断される場合があるため、注意が必要です。過去の裁判例では、約4か月の退職勧奨期間中に30回以上、時には8時間を超える面談を行い、大声を上げる、机を叩くなどの行為をしたケースが違法な退職勧奨に該当するとしたものがあります(大阪高等裁判所平成13年3月14日判決)。他方、1週間に面談7回、1回30分程度の面談を繰り返したケースで、適法な退職勧奨と判断されたものもあります(東京地方裁判所平成22年12月27日判決)。

4.退職勧奨の面談内容を録音する

事後的に違法な退職強要されたとして訴訟を起こすことを考えている従業員は、訴訟での証拠とするために、退職勧奨の面談を録音していることがあります。したがって、面談の際は、言質を取られないように慎重に言葉を選ぶように注意する必要があります。
退職の進め方や注意点についてはこちらの記事にまとめましたので、参考にしていただければと思います。

退職勧奨通知書・退職勧告書・解雇予告通知書の違いとは

「退職勧奨通知書」は、会社が従業員に対して交付するものであり、退職を促す内容を記した書面です。「退職勧告書」というタイトルが付けられている場合もありますが、同じ意味です。

一方、「解雇予告通知書」は、会社が従業員を解雇する旨を記した書面です。会社が従業員を解雇する際は、原則として30日前に予告することが義務付けられていますが(労働基準法第20条)、書面の交付は義務ではないので、解雇予告通知書を出さない会社も多いです。解雇は会社が一方的に雇用契約を終了させるものであり、解雇予告通知書には、解雇する日、解雇する明確な意思表示、解雇理由、就業規則の該当条文などを記載します。

このように、退職勧奨通知書・退職勧告書は退職を促し、その合意について記載した書面であるのに対し、解雇予告通知書は会社側から一方的に解雇について伝える書面である点で異なります。

なお、似たような書面に「退職証明書」「解雇理由証明書」があります。従業員が、退職した場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、会社側は、遅滞なくこれを交付しなければならないとされています(労働基準法第22条第1項)。

退職勧奨通知書の書き方・記載すべき6つの内容

退職勧奨は解雇と異なり、従業員本人の同意が必要です。本人の同意を得ていることを明らかにするために、退職勧奨通知書には以下の6点を記載するのが望ましいです。

1.退職勧奨通知書の作成日

退職勧奨が不当に長い期間にわたって行ったものではないことを証明するために、退職勧奨通知書の作成日(発行日)を記載します。

2.退職勧奨の対象となっている従業員の名前

退職勧奨の対象となっている従業員の氏名を記載します。

3.会社名、代表者名

会社名だけでなく、責任者である代表取締役の氏名も記載しましょう。

4.退職勧奨通知理由

退職勧奨の理由には、従業員側に理由があるケースと、会社側に理由があるケースがあります。前者の例としては、能力不足、成績不良、勤務態度不良などがあり、後者の例としては業績悪化や人員削減の必要性などがあります。いずれにせよ、解雇に当たると判断されないように、あくまで自主退職を促し、退職に合意するものであることを示すように注意してください。

5.退職に際して支払う金額

従業員が退職勧奨を受け入れる意思表示をした場合、退職後の生活不安を解消するために、特別退職金を支払うことはとても有効です。実務では、特別退職金として賃金3~6か月分を支払うケースが多いです。

ちなみに、退職勧奨に合意して退職する場合は離職票の区分は「会社都合」となり、離職理由は「事業主からの働きかけによるもの」の「希望退職の募集又は退職勧奨」に該当します。合意したのだから自己都合退職だと思われる方もいるかもしれませんが、後でハローワークから修正を求められるケースもあるのでご注意ください。なお、会社都合退職の場合は、雇用保険の受給期間が90~330日と、自己都合退職の90日~150日に比べて長いので、金銭面を理由としたトラブルの回避にも役立ちます。

6 .上記金額を支払う日時

上記の特別退職金を支払う日を記載しておきましょう。

退職勧奨通知書のひな型

退職勧奨通知書の書き方はケースバイケースで異なりますが、以下のテンプレートを参考にしてください。

××年×月×日
▲▲部▲▲課
▲▲▲▲様
東京都●●区●●町●丁目●番●号
●●株式会社
代表取締役社長 ●●●●(印)
退職勧奨通知書
このたび、当社は、貴殿に対して、××年×月×日付にて退職するよう退職勧奨いたします。
本退職勧奨へのご回答は、××年×月×日までにお願いいたします。
なお、退職勧奨にご同意いただける場合は、特別退職金として××円を××年×月×日までに指定口座に振り込みますことをあわせて通知いたします。
退職勧奨理由 ●●●●のため
以上

退職勧奨同意書の概要とひな形

退職勧奨に従業員が応じて退職する場合は、合意に達したことを証明するために、退職勧奨通知書と合わせて退職勧奨同意書も交付することをおすすめします。

1.退職勧奨同意書とは

退職勧奨同意書とは、従業員が会社からの退職勧奨を受け入れること、及び会社との間に他の紛争や債権債務(貸し借り)がないことを同意する書面のことをいいます。

退職勧奨を承諾し、合意したことは勿論ですが、債権債務関係がないことや、紛争・誹謗中傷などを避ける内容を盛り込むことで、退職後のトラブルを回避できる可能性が高まります。

2.退職勧奨同意書のひな型

退職勧奨通知書と同様、ケースバイケースで内容は異なりますが、以下を参考にされるとよいと思います。なお、繰り返しになりますが、従業員は退職勧奨に応じる義務はないので、退職勧奨の承諾はもちろん、退職勧奨同意書の提出も強制することがないようご注意ください。

退職勧奨同意書
●●株式会社
代表取締役社長●●●●殿
私は、貴社より××年×月×日付で申し渡された退職勧奨に同意し、××年×月×日付で退職いたします。
なお、特別退職金××円を受領し、私と貴社との間には何らの債権債務がないことを確認いたします。
退職後は、貴社の業務上の機密及び個人情報を利用・漏洩しないこと、及び本件に関して一切異議申し立てをしないことを誓約いたします。
以上
××年×月×日
東京都▲▲区▲▲町▲丁目▲番▲号
▲▲部▲▲課
▲▲▲▲(印)

退職勧奨通知書について弁護士への相談が必要なケース

前述した通り、退職勧奨は解雇よりも紛争になる可能性が低い方法ですが、注意すべき点は少なくありません。

退職勧奨の方法に問題がある場合、違法な退職強要に該当すると判断されるおそれがあります。また、退職勧奨通知書の記載内容によって解雇と受け取られる可能性もあります。円満な退職を実現するためにも、以下のような場合は、退職勧奨の進め方や退職勧奨通知書の書き方について弁護士に相談することをおすすめします。

1.退職勧奨を初めて行うケース

初めて退職勧奨を行う場合は、退職勧奨通知書の書き方や渡し方にも悩むことも多いと思います。上記でひな型を示しましたが、フォーマットだけではなく、特別退職金の金額など調整すべき点は多々あります。退職勧奨通知書は後日退職に関する証拠になるので、初回は弁護士に相談しながら進めることが望ましいでしょう。

2.特別退職金を払えない場合

特別退職金を支払うことは、従業員が退職の合意の意思形成をするのに効果的です。しかし、会社の経営が厳しい場合など、特別退職金の支払いが難しいケースもあると思います。そのような場合は、条件の検討や、その条件をどのように退職勧奨通知書に盛り込むか等、弁護士に相談するとよいでしょう。

3.本来は解雇に該当する場合

本来なら解雇に該当する事由があるケースで退職勧奨を行う場合、会社側としては従業員の将来を考慮して退職勧奨の形式をとるわけですが、面談で解雇と受け取られるような発言をすると、後々トラブルに発展することが少なくありません。そのようなリスクを回避するためには、事前に弁護士に相談して円満な退職を目指すとともに、退職勧奨に応じてもらえない場合は解雇に移行するための対策を講じておきましょう。

4.従業員の権利意識が強い場合

昨今は、従業員の権利保護の意識が強く、ネット上にも様々な情報が載っています。そのため、従業員が退職勧奨に同意する際に法外な条件を提示する場合や、会社から退職強要を受けて精神疾患を発症したと主張する場合など、様々な問題が生じることが考えられます。従業員の権利を保護することは重要ですが、権利意識が過剰に強すぎる従業員は、時にモンスター化して会社を攻撃します。そのようなリスクがある場合は弁護士に相談して事前に対策を講じることが大切です。

まとめ

今回は、退職勧奨を行う際の退職勧奨通知書・退職勧奨同意書の記載方法や注意点などについて解説しました。

退職勧奨通知書の内容や退職勧奨の進め方に問題がある場合、従業員から多額の未払賃金や損害賠償を請求されるリスクがあるため、退職勧奨を行う際は慎重な対応が求められます。

東京スタートアップ法律事務所では、豊富な企業法務の経験に基づいて、各企業の状況や方針に合う退職勧奨通知書の作成や退職勧奨の際の面談等に関するアドバイスを行っています。また、退職を巡りトラブルが生じた場合の対応や、問題のある従業員との交渉など、全面的なサポートを行うことが可能です。退職勧奨等に関するご相談がございましたら、お気軽にご連絡いただければと思います。

弁護士後藤 亜由夢 東京弁護士会
2007年早稲田大学卒業、公認会計士試験合格、有限責任監査法人トーマツ入所。2017年司法試験合格。2018年弁護士登録。監査法人での経験(会計・内部統制等)を生かしてベンチャー支援に取り組んでいる。