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弁護士 橋本 大輔

有給休暇の義務化|時季指定・管理簿・計画的付与など企業側の注意点を解説

働き方改革によって、2019年4月からすべての企業で、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、有給休暇の日数のうち年5日を使用者が時季を指定して取得させることが義務化されました。
この義務に違反して、対象の従業員に有給休暇の指定をしなかった場合は、会社側には30万円以下の罰金というペナルティが課されます。
同時に、この義務化には、従業員の意見を聞いて尊重することや、管理簿の作成など、関連する義務も会社側に課せられており、広範囲に及ぶ対応に苦慮されている会社経営者の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、有給休暇の義務化について会社側が取るべき対応や注意点について解説します。

年次有給休暇とは何か

1.年次有給休暇とは

年次有給休暇(以下「有給休暇」といいます)とは、賃金の支給を受けながら取得できる休暇のことで、労働基準法に定められた労働者の権利です(労働基準法第39条)。雇入れの日から6か月の時点で10日間付与され、その後は1年ごとに付与されることになっています。

働き方改革関連法案の施行によって2019年4月から有給休暇義務化が開始され、会社は、年に10日以上の有給休暇が付与される従業員に対しては、有給休暇のうち年5日について時季を指定して取得させることが必要になりました。

2.年次有給休暇を付与する従業員とは

有給休暇は正社員、契約社員、パート、アルバイトなどの雇用形態を問わず、下記の2つの条件を満たしたすべての労働者に付与されます(労働基準法第39条)。

  • 雇入れの日から6ヶ月継続して勤務していること
    「継続して勤務している」とは、職場(事業場)での在籍期間を意味し、勤務の実態を見て判断されます。例えば、定年退職した人を嘱託社員としてすぐに再雇用したケースでは継続勤務として扱われます。
  • 全労働日の8割以上を出勤していること
    出勤率を算定する際は、業務上の怪我・病気で休んだ期間、法律上の育児休業・介護休業で休んだ期間などは、出勤したとみなしてカウントしなければいけません。また、会社都合で休業した期間は、全労働日からマイナスするのが原則です。

3.付与すべき年次有給休暇の日数とは

入社から6か月間継続して勤務し、その間の全労働日の8割以上出勤した従業員については、雇入れから6か月の時点で、会社はその授業員に対し、10日の有給休暇を付与する必要があります。

また、その後1年間継続勤務し、その間の全労働日の8割以上出勤した従業員には、前回の付与日から1年(雇入れから1年6か月)の時点で11日の有給休暇を付与しなければいけません。それ以降も同様に要件を満たせば、最終的に年間20日まで有給休暇が発生することになります。

勤続年数 付与日数
6か月 10日
1年6か月 11日
2年6か月 12日
3年6か月 14日
4年6か月 16日
5年6か月 18日
6年6か月 20日

なお、パートやアルバイトなど、1週間の所定労働日数が4日以下で、かつ1週間の所定労働時間が30時間未満の労働者の有給休暇日数は以下のようになります。

週所定労働日数 4日 3日 2日 1日
1年間の所定労働日数 169~216日 121~168日 73~120日 47~72日
継続年数 付与日数
6か月 7日 5日 3日 1日
1年6か月 8日 6日 4日 2日
2年6か月 9日 6日 4日 2日
3年6か月 10日 8日 5日 2日
4年6か月 12日 9日 6日 3日
5年6か月 13日 10日 6日 3日
6年6か月 15日 11日 7日 3日

年次有給休暇の義務化の3つのポイント

1.義務化の対象になる従業員

2019年4月1日から、使用者は10日以上の有給休暇が付与されるすべての労働者に対して、年5日間の有給休暇について時季を指定して取得させなければならなくなりました

この「10日以上の有給休暇が付与される全ての労働者」とは、雇い入れの日から6か月間継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した従業員を指し(労働基準法第39条)、労働者管理監督者や有期雇用労働者も含まれます。

働き方別にみると、具体的には以下のような従業員が有給休暇義務化の対象になります。

①フルタイムで勤務する従業員

フルタイム勤務の従業員は、6か月間の継続勤務と8割以上の出勤実績の条件を満たせば、正社員、契約社員、パート社員を問わず、有給休暇取得義務化の対象となります。

②週4日勤務するパート従業員

週4日勤務するパートタイム労働者等のうち、雇入れから3年6か月継続勤務し、直近1年間の出勤率が8割以上であれば、年10日の有給休暇が付与されるのが原則です。この場合は、当該パートタイム従業員は有給休暇義務化の対象になります。

③週3日勤務するパート従業員

週3日勤務するパートタイム労働者等のうち、雇入れから5年6か月継続勤務し、直近1年間の出勤率が8割以上であれば、年10日の有給休暇が付与されるのが原則です。この場合は、当該パートタイム従業員は有給休暇義務化の対象になります。

④その他の従業員

週の勤務日数が2日以下の従業員の場合は、上記の表のように有給休暇は最大で年に7日しか付与されません。そのため、有給休暇義務化の対象には含まれません。また、前年度の有給繰り越し日数を加算することはできません。

2.義務化される日数

会社側は、「基準日(入社日の6か月後の日)から1年間に、有給休暇を消化した日数が5日未満の従業員に対して、会社側から日にちを決めて、有給休暇を取得」させなければいけません。

有給休暇義務化では、年5日間の有給休暇について時季を指定して取得させることが目的のため、既に有給休暇を3日取得した従業員に対しては、残りの2日だけを会社で指定すれば足ります。既に年5日以上の有給休暇を取得した従業員に対しては義務化の対象外となり、時季を指定して有給を消化させる必要はありません。

ただし、会社が独自に慶弔休暇や記念日休暇等の特別休暇を設けて運用している場合、その特別休暇は有給5日の中に含めることはできません

3.使用者の時季変更権

有給休暇の取得は労働者の権利なので、労働者が請求した日に利用できるのが原則です。

しかし、無制限にこれを認めると、会社の繁忙期に休まれたり、従業員全員が同日に休むなどされたりして業務が立ち行かなくなるおそれもあります。そこで、会社側は繁忙期など従業員に休まれると困る日について、時期をずらして有給休暇を取得するよう従業員に求めることができるとされています(労働基準法第39条5項)。これを、有給休暇の「時季変更権」と言います。

年次有給休暇の義務化で企業側が気を付けるべきこと

1.時季指定の際の従業員の意見の聴取と尊重

上記のように、会社は繁忙期など有給を取得されると困る時期を外して有給を取得するよう求めることができます。

ただし、会社は従業員の意見を聞いて、できる限り従業員の希望に沿った時季に有給を取得できるように努めなければならないとされています。また、時季変更はあくまでタイミングをずらすものなので、他の時季にも有給取得を認めないのは違法です。

加えて、従業員が有給休暇を取得する際に、取得理由は問われないのが原則です。したがって、会社が時季変更権を行使する際などに有給の取得理由を聞く場合も、必要な範囲を超えて強制的に有給休暇の取得理由を聴取すると、権利の侵害として問題になる可能性があるので注意しましょう。

2.年次有給休暇管理簿の作成と保存

「年次有給休暇管理簿」とは、労働者ごとに有給休暇の時季(有給休暇を取得した日)、日数(有給休暇を取得した日数や期間)、基準日(有給休暇の計算の基準日)を記載した書類をいいます。有給休暇の義務化によって、会社側は、年10日以上の有給休暇が付与された労働者に、内5日以上は時季を指定して有給休暇を取得させなければいけないことから、当該義務の履行状況を確認するために必要とされるものです(労働基準法施行規則第24条の7)。

年次有給休暇管理簿の対象は、有給休暇を与えられている労働者です。そもそも有給休暇の権利が発生しない入社6か月未満の従業員などは対象外ですし、有給休暇の権利が発生した時点ではなく実際に取得してから作成すれば足りると解されています。

年次有給休暇管理簿を作成したら、有給休暇を与えた期間と、期間満了後の3年間保存しておかなければいけません。保存は、紙媒体でも、データ化しても構いませんが、労働基準監督官の検査の際に必要事項の記載がすぐ明らかにできるよう準備しておくよう通達で定められているので、ペーパー化して提出できるように備えておくことをおすすめします。

有給休暇の計画的付与の活用方法

1.計画的付与とは

有給休暇の計画的付与(計画年休)とは、労使協定に基づいて、会社側が従業員の有給休暇の取得日をあらかじめ指定できる制度のことをいいます(労働基準法第39条6項)。しかし、有給休暇の全日数を指定されると、従業員は自由に有給が取得できなくなるため、計画的付与の上限は、有給休暇の付与日数から5日間を除いた日数と定められています。

有給休暇の取得時季を会社側が指定できる点で、「使用者による時季指定権」と類似していますが、計画的付与と時季指定権は、「労使協定が必要かどうか」、「労働者の意見を尊重する必要があるか」という2点で異なります。

計画的付与の場合は、労使協定を結べば、従業員各人の希望を聞いて意見を尊重する必要はありません。逆に、時季指定をする場合は、労使協定は不要ですが、事前に従業員の意見を聞いてその意見を尊重しなければいけないという努力義務があります。

2.計画的付与のメリット

有給休暇の計画的付与制度を導入するメリットは、有給休暇取得率を改善できることで、従業員の満足度の向上につながる効果が期待できることです。

また、繁忙期以外に有給休暇の取得時季を指定して業務への影響を最小限に抑えられること、年5日以上の有給休暇を計画的付与した従業員については有給休暇義務対象外になるため個別管理の手間が省けることなどの管理面でのメリットも期待できます。

3.計画的付与の3つの導入方法

有給休暇の計画的付与は、「一斉付与」、「交替制付与」、「個人別付与」の3つの方法で利用することができます。

①一斉付与の方法

会社や事業所全体で休業日として決めた日に、計画的付与として有給休暇を設定する方法です。事業の性質上、全社員を一斉に休ませることが可能で、経費削減を図りたい会社に向いています。

②交代制付与の方法

会社内のグループや部署ごとに交代で有給休暇を計画的付与する方法です。シフト制を採用しているサービス業や、部署によって繁忙期が異なる会社に向いています。

③個人別付与の方法

従業員の誕生日や各種記念日などを考慮して個別に有給休暇を計画的付与する方法です。ワークライフバランスの向上につながりますが、社員数が多い場合は導入が難しい場合もあります。

4.計画的付与を導入する際にやっておくべきこと

計画的付与を導入する際は、就業規則への記載と労使協定の締結が必要です。

①就業規則への記載

有給休暇の計画的付与を導入する旨を就業規則に記載します。具体的には、「労働者代表との書面による協定により、各労働者の有する年次有給休暇日数のうち5日を超える部分について、あらかじめ時季を指定して取得させることがある」などと記載するのが一般的です。

②労使協定の締結

有給休暇の計画的付与を導入する際は、労使協定を締結する必要があります。
労使協定は、「労働者の過半数で組織する労働組合」または「労働者の過半数を代表する者」を相手として、以下の5つの内容を決めます。

  • 計画的付与の対象者
    退職予定者や育休・産休に入る従業員を除きます。
  • 計画的付与する有給休暇の日数
    有給休暇のうち5日を超える日数という条件を満たす必要があります。
  • 計画的付与の具体的な方法
    一斉付与、交代制付与、個人別付与のどの方法によるか、その内容を記載します。
  • 有給休暇日数が少ない場合
    入社後間もない従業員など、有給休暇の付与日数が5日未満の従業員への対応を決めておきます。
  • 計画的付与日の変更
    業務上、指定日に出勤する場合の日程変更などについて決めておきます。

年次有給休暇の義務化対応を弁護士に相談するメリット・デメリット

年次有給休暇の義務化に対応するためには、まず対象となる社員を明らかにし、その上で個別の意見を聞いてその意見を尊重するなどの対応をとる必要があります。

弁護士に有給休暇の義務化対応を相談することで、有給休暇の取得状況を踏まえた対応のアドバイスを受け、また適正な管理簿の作成や保管についても指示を受けることができます。さらに、個別対応が難しく有給休暇の計画的付与の導入を検討する場合は、就業規則の整備や労使協定の締結を進めてもらうことが可能です。

有給休暇の取得は、会社の事業の状況と従業員の希望が必ずしも一致しないことも多いため、不満がたまりやすいテーマでもあります。弁護士に相談しておくことで、不要なトラブルを避けられるメリットがあります。

他方で、弁護士に相談すると相談料がかかるのが通常です。長期的に相談を検討する場合は、顧問弁護を依頼する方法がありますが、2009年の日弁連の調査では、中小企業の顧問料は平均約4万円、最も多い割合が5万円というものでした。

後日のトラブル回避と、毎月の支払いのバランスを検討するためにも、まずは法律相談などを利用して、利用可能性を計ってみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、有給休暇の義務化について、時季指定や管理簿の作成など会社側が取るべき対応と、計画的付与との違いや導入方法について解説しました。

有給休暇という制度自体は、労働者の権利として世間一般によく知られています。しかし、時季指定・管理簿・計画的付与などの細かい規定が多く、これらをきちんと理解していないと、好きなタイミングで有給休暇を取りたい従業員と企業側との間で紛争になることがあります。すなわち、有給休暇をめぐっては、その制度がよく知られたものであるだけに、従業員の要求と会社の事業の都合に不一致が生じた場合にトラブルになりやすい類型です。こういったものは、最初にきちんと制度化し、従業員に周知・徹底し、企業側と従業員側との間で共通認識を持っておくことが非常に重要です。義務化を受けて、有給休暇の取得についてお悩みの方は、まずはお気軽に弁護士にご相談ください。

弁護士橋本 大輔 東京弁護士会
2013年慶応義塾大学卒。2014年司法試験予備試験合格。2015年司法試験合格。2016年弁護士登録。特に会社法・知的財産権・労務・事業再生等に明るく、企業法務案件全般に取り組んでいる。