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投稿日: 弁護士 沼口 格

就業規則の休職・復職制度に関する規定の項目と記載例・注意すべき点も解説

昨今、メンタルヘルスの不調により、通常通りの労務提供を行うことが難しい状態になる労働者は増えています。従業員のメンタルヘルスを守り、将来生じる可能性のある労使間トラブルを回避するためにも、休職・復職制度に関する社内規定を整備することは非常に大切です。

今回は、休職・復職制度を設ける必要性、就業規則の休職・復職制度に関する規定の項目と注意点、休職・復職に関する規定の記載例などを解説します。

休職・復職制度に関する基礎知識

まずは、休職制度の概要や必要性など、基本的な内容について簡単に説明します。

1.休職制度とは

休職制度とは、病気、怪我、メンタルヘルスの不調などの事情により、労働契約に基づく正常な労務提供ができない状態に陥った従業員に対して、一定期間、労働契約を維持したまま労務提供を免除する制度です。これは、休職制度の中でも傷病休職と呼ばれるものです。休職制度の中で最も実務上問題となることが多い類型といえますので、本稿では主に傷病休職について論じます。
休職制度は一定期間、従業員としての身分を保障することにより、従業員が安心して療養に専念できる環境を整えて、スムーズな回復と復職を目指すことを目的としています。
他方で、後記のとおり休職期間満了までに病気や怪我などが回復せず、就労可能とならなければ自然退職または解雇となることが想定されますので、その意味では解雇猶予の目的も有しているといえます。

2.休職・復職制度を設ける必要性

休職制度は、法律で義務付けられているものではないため、休職制度を設けるかどうかは各企業の判断に委ねられています。
しかし、近年、うつ病などの精神疾患を発症した従業員の休職や復職に関する判断を巡って、労使間トラブルが発生するケースが増えています。そのようなトラブルを事前に回避するためにも、休職・復職制度を設けることは非常に大切です。

就業規則の休職・復職制度に関する規定の項目と注意点

休職に関する規定は、就業規則の相対的必要記載事項(その定めをする場合には記載しなければならない事項)に該当するため、休職制度を設ける場合は、就業規則に休職規定を定める必要があります。就業規則に休職規定を定めると、会社はその内容に拘束されることになるため、休職規定の内容については、慎重に検討する必要があります。休職規定に定めるべき主な項目と注意点について説明します。

1.休職事由

会社が認める休職事由を明記します。

うつ病などの精神疾患の場合、メンタルヘルスの不調により、通常の労務提供ができない状況なのに、本人は休職を嫌がる可能性もあるため、会社が判断できる旨を記載しておくことが望ましいでしょう。具体的には、「精神または身体上の疾患により労務提供が不完全だと会社が判断したとき」などと記載します。

また、会社の経営上、従業員を他の企業に出向させる必要が生じた場合に、会社との労働契約を維持させることを目的として休職制度を活用するケース(出向休職)もあるので、「業務命令により出向するとき」などと定めておくとよいでしょう。

その他、公職に就いたとき(自己都合休職)、刑事事件で起訴されたとき(起訴休職)等を定めている会社も多いですが、認めることが妥当かどうか十分検討した上で定めるようにしましょう。想定外の事態により休職制度を利用する必要が生じる可能性もあるので、最後に「その他、特別の事情があり、会社が休職させることが適当と認めたとき」等の規定を置くことをおすすめします。

2.休職期間

休職期間は会社によって異なりますが、一般的な中小企業では3ヶ月程度としているケースが多いかと思います。また、勤続年数が長い程、会社に対する貢献度が大きいという観点から、勤続年数に応じた期間を定めている会社も多いです。
休職期間中も会社は社会保険料の会社負担分を負担する必要があるため、休職期間が長引くとその分、会社の負担も大きくなります。その点も考慮して妥当な休職期間を定めるとよいでしょう。

3.休職期間中の給与・賞与

休職期間中に賃金や賞与を支払わない場合は、その旨を明記しておきましょう。
ノーワーク・ノーペイの原則(従業員から労務提供されない間は賃金が発生しないという原則)に基づき、休職中の従業員に対して、会社が賃金や賞与を支払う義務はありません。

4.休職期間中の報告義務、療養専念義務

休職期間は、療養して回復を目指すための期間です。そのため、休職期間は療養に専念することを義務付ける規定を設けておくことが望ましいでしょう。また、休職中の従業員の状況を把握するために、一定期間ごとに報告や産業医との面談を求める場合は、その旨を定めておきましょう。

5.復職の決定

復職の決定については、主治医の診断書のみを判断材料とするのではなく、会社が判断する旨を必ず明記しましょう。実際は労務提供が可能な程度に回復していないにも関わらず、経済的な事情等から、本人が主治医に頼んで、診断書に「復職可能」などと記載してもらう可能性があるからです。特に、復職不可能な場合には自然退職ないしは解雇となることが想定されるため、休職期間満了時に「復職可能」との記載がされた診断書が提出されることは予測されるところです。仮に、会社が復職不可能と判断して退職または解雇扱いにしようとする場合であっても、会社の判断だけで復職不可能と決めるのではなく、当該労働者の同意を得た上で診断書を作成した医師に対して本当に復職可能なのか、どのような理由に基づいて復職可能との診断に至ったのか等の事実確認を行うことは必要となるでしょう。

6.リハビリ勤務制度等

最近は、うつ病等の精神疾患により休職した従業員のスムーズな復職を支援するために、リハビリ勤務制度を導入する企業も増えています。リハビリ勤務制度とは、休職期間満了の少し前から、通常よりも短い勤務時間で軽微な作業を担当してもらうなど、段階的に通常勤務に戻すことにより、スムーズな復職と再発防止を図る制度です。
リハビリ勤務の適切な進め方や期間は、個人の状況や担当業務によって異なります。そのため、会社と従業員が合意の上で決定する旨を定め、個人ごとに適した対応を検討できる余地を残しておくことをおすすめします。

7.休職期間満了時の自然退職

休職規定は、一定の猶予期間を設けることにより心身の回復を図り、職務に復帰してもらうことを目的とした制度ですが、実際は休職期間満了後も復職できないケースも存在します。そのため、休職期間満了後も復職できない場合は、休職期間の満了をもって退職とする旨を定めた自然退職の規定を必ず置くようにして下さい。自然退職とは、労働者や会社の意思表示なく自動的に従業員との労働契約を終了して退職扱いとすることをいいます。
長期間に渡り、労務提供できない従業員を雇用し続けるのは、会社にとって過度な負担になる可能性もあるため、休職期間満了時に復職できない場合は自然退職とする旨を就業規則に明記することは重要です。

8.休職期間の通算方法

うつ病などの精神疾患により休職した従業員が、復職後に再発して再度休職するなど、休職と復職を繰り返すケースは珍しくありません。休職制度を複数回利用する場合は、期間を通算しないと、制度上、長期間に渡り休職することが可能となってしまうため注意が必要です。例えば、休職期間が3か月の場合、本来は休職期間の上限は3か月ですが、3か月間の休職期間を満了後に復職し、その後すぐに休職すると、合計6か月間休職できることになります。そのような事態を回避するためには、復職後一定期間内に同一または類似の理由により再度休職する場合は、前回の休職期間と通算する旨を定めておくことが大切です。

休職・復職に関する規定の記載例

休職・復職規定の内容は、会社の規模や方針等により異なりますが、上記の内容を踏まえた記載例をご紹介します。

(休職事由)
会社は、従業員が次の各号のいずれかに該当する場合、従業員の申出または会社の指示により休職を命ずることがある。
①精神または身体上の疾患により労務提供が不完全だと会社が判断したとき
②会社の了承を得て公職に就任し、会社の業務に支障があると認められたとき
③業務命令により他の事業に出向したとき
④前各号の他、特別の事情があり、会社が休職させることが適当と認めたとき
2.前項①号については、会社が指定する医療機関で診断を命じることがある。
(休職の期間)
休職の期間は次の通りとする。
①前条第①号の場合 勤続1年以上3年未満…1か月以内
勤続3年以上…3か月以内
②前条第②号の場合 公職期間が終了するまで
③前条第③号の場合 出向期間が終了するまで
④前条第④号の場合 会社が必要と認めた期間
2.前項にかかわらず、勤続1年未満の者については、休職を適用しない。
(休職の取扱い)
休職を命じられた従業員の取扱いは次の通りとする。
2.休職期間中の給与は支給しない。
3.出向に伴う休職を除き、休職期間中は勤続年数には通算しない。
4.社会保険料の本人負担分については、会社が指定する日までに、振り込むものとする。
5. 傷病による休職者は、休職期間中は療養に専念しなければならない。
6. 会社は一定期間ごとに休職者から報告を求めることができる。
(復職)
休職中の従業員が復職を希望する場合は、医師による復職可の診断書を添付して、復職の申し出を行わなければならない。
2. 会社は、原則として休職者を会社の指定する医師へ受診させ、この診断をもとに復帰の当否を決定する。この場合、従業員は正当な理由なく受診を拒否することはできない。また、会社が、診断書を発行した医師に対する面談の上の事情聴取を求めた場合、従業員はその実現に協力するものとする。
3.休職期間満了時までに休職の事由が消滅したときは、会社が医師と検討した上で、復帰について可否を下すこととする。
4. 休職の事由が消滅したときは、原則として休職前の職務に復帰させる。ただし、業務の都合もしくは当該従業員の状況に応じて、異なる職務や職場に配置することがある。
5. 復職前に本人との協議のうえ、一定期間、通勤訓練を行うことがある。この場合は通勤手当のみ支給する。
6.復職後に本人と協議のうえ、一定期間、リハビリ勤務を行うことがある。この場合は、労働時間や賃金等労働条件を変更することがある。
(自然退職)
第1条第①号により休職する従業員については、その休職期間が終了しても、なお、職務に復帰することができない場合は、休職期間の終了日をもって当然に退職するものとする。
また、復職後6ヶ月以内に、休職の原因となった同一ないし類似の理由により再度休職する場合には、休職期間を通算する。

まとめ

今回は、休職・復職制度を設ける必要性、就業規則の休職・復職制度に関する規定の項目と注意点などについて解説しました。
従業員のメンタルヘルスに関する問題は、会社の労務管理や経営に影響を及ぼす可能性のある重要な問題です。会社側は従業員のメンタルヘルスを守り、必要な場合には安心して療養に専念できる環境を整えることが大切です。
東京スタートアップ法律事務所では、豊富な労働法務の経験に基づいて、お客様の会社の状況に合った休職・復職制度の社内規定への反映に関するご相談に対応しております。また、休職・復職制度だけでなく、就業規則の整備や、従業員とのトラブルが発生した場合の対応など、全面的なサポートが可能です。休職・復職制度の社内規定をはじめとする相談等がございましたら、お気軽にご連絡いただければと思います。

弁護士沼口 格 第二東京弁護士会
大学卒業後、特別養護老人ホームにて非常勤・一般職員として勤務した後、司法試験を志し法科大学院に入学し司法試験合格後弁護士となりました。 弁護士登録以降は債務整理、離婚、相続、成年後見、交通事故、残業代請求、建物明渡、賃料増減額請求、債権回収、刑事事件等個人のお客様から法人のお客様まで幅広い案件を取り扱ってまいりました。