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弁護士 後藤 亜由夢

テレワーク・在宅勤務で注意すべき労務管理上のリスクと効果的な対策

新型コロナウイルス感染拡大防止のためにテレワーク・在宅勤務を実施する企業が急増する中、在宅勤務の労働時間の管理方法や残業代の扱いに関するルールの構築などの準備が不十分なままテレワークを開始してしまったという企業も多いようです。

テレワークは場所や時間にとらわれずに柔軟な働き方ができることから従業員のワークライフバランスが向上するというメリットがある反面、管理の目が行き届かないため、労働時間の把握等の労務管理が難しくなるというデメリットがあります。

今回は、テレワーク・在宅勤務時の労務管理上の問題点、労働基準法等の関連法規と留意点、テレワーク・在宅勤務時の労働時間の管理法などについて解説します。

テレワーク・在宅勤務時の労務管理上の問題点

テレワークを実施する際、労務管理上、どのようなことが問題になりやすいのでしょうか。ここでは、テレワークの労務管理上の問題点として指摘される長時間労働と中抜け時間の問題について説明します。

1. 長時間労働には要注意

テレワークは、オフィスでの勤務と比較して、仕事とプライベートとの境目が曖昧になりやすい反面、長い時間連続して仕事を行ってしまうということがあります。長時間労働は労働者の心身の健康を害する可能性があり、労働基準法上問題になるケースもあるため、使用者側が適切な予防策を講じる必要があります
長時間労働を防止するためには、自動的にパソコンがシャットダウンする仕組みを導入することも有効です。テレワークの普及を目指して厚生労働省が実施している表彰制度「テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰(輝くテレワーク賞)」で令和元年度の優秀賞に輝いた大同生命保険では、過重労働を防止する取り組みの一環として、19時になるとパソコンが自動的にシャットダウンする仕組みを導入しているとのことです。また、大同生命保険では、令和元年に社長から、「すべての従業員の活躍を支援し、従業員とその家族の豊かな生活を実現する」というメッセージが全従業員に伝えられたそうです。19時に強制的にパソコンを使用できない状態にすることは、19時以降は家族の団らんや自分の趣味のために自由に使う時間だという考え方を定着させる狙いがあるのかもしれません。
また、長時間労働を防ぐためには、従業員が時間外や休日にメールやチャット等で業務に関する指示等の連絡を行わないという規定を設けることも大切です。特に、時間外や休日に部下が上司から指示を受けて対応せざるを得ないというパターンは多いので、管理職に対して、時間外や休日の業務連絡は緊急時を除き原則禁止する、というルールを周知徹底することが望ましいでしょう。

2.中抜け時間の管理は必要か

テレワークには、私的な事情により業務が中断される中抜け時間が発生しやすいという特徴もあります。特に小さい子供がいる家庭では、在宅勤務中に子供の相手をする時間が取られる場合も多いかと思います。中抜け時間は作業効率を下げるとして度々問題視されており、中抜け時間が発生しないよう勤務時間を厳重に管理する企業もあるようです。しかし、中抜け時間の発生をある程度容認した上で柔軟な管理体制にした方が、従業員の作業効率が上がる可能性が高いとも考えられます。厳重に管理されるよりも自由に時間を使える方が従業員のモチベーションが上がり、自律的に作業効率が上がる時間の使い方ができるようになるともいえます。大同生命保険でも、勤務中の中抜けは本人判断により認めているそうです。

労働基準法の関連規定と留意点

テレワーク導入時、柔軟性のある働き方を実現するために、フレックスタイム等の変則的な労働時間制を取り入れる企業も多いようです。その際には、当然のことながら労働基準法の規定について留意する必要があります。変則的な労働時間制を取り入れる場合の労働基準法の関連規定や留意点について説明します。

1.フレックスタイム制採用時の留意点

労働基準法では、原則として、休憩時間を除き1 日 8 時間、週 40 時間以下という労働時間の限度が定められています(労働基準法第 32 条)。そして、36協定を結んでいる会社ついては、例外的に従業員にこの限度を超えた労働をさせることができますが、時間外労働となり残業代の支払いが必要になります。ただし、フレックスタイム制を導入すれば、1日単位ではなく月単位等の単位で労働時間を調整することが可能となります。フレックスタイム制は、日々の始業・終業時刻や労働時間を従業員が自由に決定できる制度のことです(労働基準法第 32 条の 3)。フレックスタイム制は、自分の都合に合わせた働き方を実現できるため、ワークライフバランスの向上にもつながり、テレワークとの相性も良いと言われています。

フレックスタイム制を導入する際、注意が必要なのが残業時間の管理です。働き方改革関連法(改正労働基準法)として時間外労働の上限規制が定められ、原則として月45時間という時間外労働時間の上限が設けられましたので、上限を超えないようにしっかりと管理する必要があります。時間外労働の上限規制は、大企業では2019年4月、中小企業では2020年から施行されています。フレックスタイム制は、終業時刻と始業時刻が固定されている勤務体制と比べて、時間外労働時間が把握しづらい傾向があります。時間外労働時間が把握できずに知らない間に労働基準法に抵触していたという可能性もありますので、テレワークであっても、労働時間をしっかり管理できる体制を構築することが大切です。

2.事業場外みなし労働時間制採用時の留意点

フレックスタイム制と同様にテレワークとの相性が良いことで知られているのが、みなし労働時間制です。みなし労働時間制は、予め定めた所定の時間につき労働したとみなす制度のことです。

みなし労働時間制には以下の3つの種類があります。

  1. 事業場外で労働する者であって、労働時間の算定が困難なもの(労働基準法第38条の2)
  2. 専門業務型裁量労働制が適用される者(同法第38条の3)
  3. 企画業務型裁量労働制が適用される者(同法第38条の4)

1の事業場外みなし労働時間制は、テレワークを実施している企業の多くが採用しています。2と3の裁量労働制とは違って対象が特定の職種に限定されていないため、全従業員を対象として実施できるというメリットがあります。

ただし、事業場外みなし労働時間制を採用するためには、労働時間の算定が困難だと認められる必要があります(労働基準法第38条の2)。厚生労働省が公開している「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」によると、労働時間の算定が困難だと認められるためには以下の3つの条件を満たす必要があるとされています。

  • 業務が自宅などの職場外で行われること
  • パソコン等の通信機器が使用者の指示により常時通信できる状態になっていないこと
  • 作業が随時使用者の具体的な指示に基づいて行われていないこと

つまり、自宅やカフェ等で仕事をしている場合でも、オフィス勤務と同じレベルで労働時間の算定ができる場合には、事業場外みなし労働時間制は採用できないということになります。また、事業場外みなし労働時間制を採用している場合でも、業務を遂行するために所定労働時間を超えて労働することが必要となる場合には、当該業務に関しては、当該業務の遂行に通常必要とされる時間を労働したものとみなされます(同法第38条の2第1項ただし書)。したがって、みなし労働時間制を採用していても、法定労働時間を超えた時間外労働については残業代の支払いが必要になり、休日や深夜労働の割増賃金も発生するという点には注意が必要です。事業場外みなし労働時間制における残業のトラブルを未然に防ぐためには、時間外や休日深夜の労働は原則禁止とし、必要な場合は事前に使用者による許可を得るという規定を設け、就業規則に明記するとよいでしょう。

労働安全衛生法の関連規定と留意点

テレワークは、従業員一人ひとりに目が行き届きにくい状況になるため、労働安全衛生法に従って適切な健康管理対策を行う必要があります。テレワーク実施時に留意しておきたい労働安全衛生法の規定と注意点について説明します。

1.テレワーク実施時の健康管理

テレワーク実施時もオフィス勤務時と同様に、従業員に必要な健康診断を受けさせる必要があります(労働安全衛生法第66条1項)。
また、テレワークでは従業員が慣れない環境にストレスを感じてメンタルヘルスの不調等の問題を抱えていても、周囲が気づきにくいという問題点もあります。ストレスチェックとその結果等を受けた措置(同法第 66条の 10)が十分に行われるよう配慮しましょう。

2.作業環境に関する留意も必要

テレワーク時の健康上のトラブルを防止するためには、作業環境に配慮することも大切です。労働安全衛生法では、事業者は従業員に対して必要な安全衛生教育を行うことが義務付けられています(同法第59条1項)。テレワーク時に必要な安全衛生教育を行う際は、厚生労働省が公開している『VDT作業における労働衛生管理のためのガイドライン』を参考にするとよいでしょう。このガイドラインには、パソコンを使用して作業を行う際の健康管理に必要な照明、作業姿勢、機器の使用法などについて詳細な基準が示されています。テレワークでは長時間連続してパソコン作業を行う場合が多いので、1時間に1回は10分~15分程度の休憩を入れて、その間は席を離れて軽い運動をするなど、具体的な健康管理法を教育の中に盛り込むことが望ましいでしょう。

3.労働時間の適性把握義務

働き方改革関連法により、労働安全衛生法の中に、使用者が労働者の労働時間を適切に把握する義務が規定されました(同法第66条の8の3)。この規定は、働き方改革関連法により新設された高度プロフェッショナル制度適用者を除く全ての労働者が対象となります。つまり、みなし労働時間制のもとで働く労働者も対象となるので、事業場外みなし労働時間制を採用する場合は、法律違反にならないためにも労働時間が把握できる仕組みを必ず導入するようにしましょう。

就業規則の変更の要否と定めるべき規定

テレワーク実施時には、就業規則の変更が必要となるのか知りたいという方もいらっしゃるかと思います。就業規則の変更の要否と定めるべき主な規定について説明します。

1.就業規則の変更が必要なケース

テレワークを開始する際、必ずしも就業規則の変更が必要だとは限りません。オフィス勤務と全く同じ労働条件・労働時間制度でテレワークを実施する場合は、既存の就業規則をそのまま適用できます。
ただし、テレワークの開始と同時に、以下のようなルールの変更や新設を行う場合は、就業規則の変更が必要となります。

  • フレックスタイム制やみなし労働時間制の導入
  • 通勤手当の変更
  • 在宅勤務手当等の新設
  • 人事評価制度の改定
  • 情報漏洩防止のための情報管理ルールの新設

テレワークを円滑に開始するためには、事前に上記のようなルール変更の必要性を社内で検討するとよいでしょう。また、決定したルールを就業規則に明記するとともに、従業員全員がルールを理解できるよう明確に説明することが大切です。

実際に就業規則を変更するためには、労働者代表から変更についての意見聴取を行った上、就業規則の変更を労基署に届出を行い、従業員に周知させる必要があります。もっとも、就業規則の変更後の内容が合理的なものでない場合(例えば、テレワークの実施により一方的に賃金を引き下げる等)は、その変更は効力が生じないことに注意が必要です。

2.就業規則に定めるべき主な規定

就業規則に定めるべき主な規定について説明します。

①労働時間

フレックスタイム制やみなし労働時間制度を導入する場合、始業・終業時刻を労働者の決定に委ねる旨を明記します。フレックスタイム制の場合は、清算期間、労働時間、コアタイム、フレキシブルタイム、超過時間の取扱い等についても明確に規定することが大切です。

また、フレックスタイム制やみなし労働時間制度は、残業時間の把握が困難になり、使用者側が気づかない間に、労働基準法で規定された時間外労働時間の上限を超えるおそれがあります。知らぬ間に法律違反とならないためには、前述した通り、時間外や休日の労働を原則禁止し、時間外労働等を使用者による許可制とすることを就業規則に明記することが望ましいでしょう。無許可の残業を禁止することにより、使用者側が知らない間に時間外労働時間の上限を超える等のトラブルを防ぐことができます。

②給与・手当

テレワークでは原則として通勤が不要となるため、賃金規定の中に定期代の支給に関する規定がある場合、実費の交通費の支給に変更することが考えられます。
また、テレワークで必要となる通信費や光熱費を補助する手当を新設する場合はその旨も明記します。

③その他の規定

その他、必要に応じて以下のような規定を変更します。

  • 人事評価制度:目標管理制度等を導入する場合等
  • 安全衛生:健康上の相談窓口を新設する場合、産業医による健康相談を義務づける場合等
  • 服務規律:情報漏洩防止を目的とした情報管理ルールを新設する場合等
  • 社員教育・研修:テレワーク実施者を対象とした特別な研修を実施する場合等

テレワークに必要な社内ルール作成の手順や就業規則で変更が必要な規定について詳しく知りたい方は、経済産業省が公開している『テレワークに関する社内ルール作り』を参考にするとよいでしょう。

テレワーク時の労働時間の管理法と注意点

テレワークではどのように労働時間を管理すればよいのか具体的な方法を知りたいという方もいらっしゃるかと思います。テレワーク時の労働時間の管理方法と注意すべきポイントについて説明します。

1.勤怠管理ツール等による労働時間の管理

テレワーク時の労働時間を管理するために、始業・終業・休憩時間を記録できる勤怠管理ツール等が広く用いられています。勤怠管理ツールを利用する際には、所定労働時間中に業務を中断する場合の入力方法等の運用ルールを具体的に決定し、周知徹底することが大切です。

勤怠管理ツール等のシステムを使用せずに、始業時と就業時にメールでの報告を義務付けることにより労働時間を管理している会社も存在します。すぐにツールを導入することが難しいようでしたら、まずはメールでの報告等で記録し、必要に応じてシステムの導入を検討してもよいでしょう。
日本テレワーク協会が公開している『中堅・中小企業におすすめのテレワーク製品一覧』には、中小企業がテレワークを実施する際に推奨される勤怠管理ツールや在席管理(プレゼンス管理)ツールが紹介されています。各製品の特徴や価格が比較表にまとめられているので、比較検討の際、参考にしてみてはいかがでしょうか。

中堅・中小企業におすすめのテレワーク製品一覧2.0版(日本テレワーク協会公式サイト

2.テレワークに適したマネジメントとは

経営者や管理職の立場としては、管理の目が行き届かないテレワークの環境下で従業員が仕事をサボることがないように、可能な限り従業員を監視したいと考えるかもしれません。
しかし、テレワークを本当の意味で成功させるためには、従業員がサボるのではないかという疑いの目で監視するのではなく、従業員の作業効率が上がるように一人ひとりの能力や個性に合わせた適切なサポートを行うことが大切です。

テレワークで必要とされるマネジメントは監視ではなく進捗管理です。業務の進捗状況や従業員一人ひとりが抱えている問題点を的確に把握することができれば、監視をする必要はないはずです。監視は従業員のモチベーションの低下を招き、結果的に全体的な作業効率の低下につながる可能性が高いという点はしっかり認識しておきましょう。テレワークの成否は経営陣や管理職がいかに従業員を信頼して適切にフォローできるかにかかっていると言っても過言ではありません。

まとめ

今回は、テレワーク・在宅勤務時の労務管理上の問題点、労働基準法等の関連法規と留意点、テレワーク・在宅勤務時の労働時間の管理法などについて解説しました。

適切な労務管理を行うことによりテレワークを円滑に行うことができれば、従業員のワークライフバランスが向上するだけではなく、作業効率や生産性も向上し、企業全体の業績アップにつながります。

我々東京スタートアップ法律事務所は、当事務所自身がテレワークを導入した経験を活かし、テレワークを導入する企業の労務管理や情報セキュリティ対策のサポートに積極的に取り組んでいます。テレワークに関する問題や企業法務に関する相談等がございましたら、お気軽にご相談いただければと思います。

弁護士後藤 亜由夢 東京弁護士会
2007年早稲田大学卒業、公認会計士試験合格、有限責任監査法人トーマツ入所。2017年司法試験合格。2018年弁護士登録。監査法人での経験(会計・内部統制等)を生かしてベンチャー支援に取り組んでいる。