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弁護士 中村 望

サービス残業が違法になるケース|会社側が知っておくべき注意点とは

「従業員が自主的に残業していると思っていたら、違法残業だと主張された」
「従業員から突然過去の残業代を請求された」
最近はこのようなケースが増えているようです。
忙しい会社では、サービス残業をついつい放置してしまう環境になりがちですが、そのままにしておくと、違法な残業として従業員から訴えられるおそれがあります。

今回は、どのような残業がサービス残業になるのか、サービス残業に当たる場合はどういうケースで、どのようなペナルティを受ける可能性があるかなどについて解説します。

サービス残業は違法なのか

サービス残業という言葉自体は耳にするけれど、具体的な定義や状況については曖昧だという方もいらっしゃると思います。ここでは、サービス残業の定義や違法になる理由について説明します。この記事において、「残業」とは法定時間外労働を指します。

1.サービス残業とはなにか

サービス残業は、賃金未払い残業とも言われ、「適正な賃金が支払われていない残業」のことをいいます。

日本では「1日に8時間、週に40時間」という法定労働時間が定められています(労働基準法第32条)。これを超えた労働時間はすべて「(法定)時間外労働」、すなわち「残業」となり、会社は時間外労働に対する割増賃金を支払わなければいけません。

これに対して、本来支払われるべきである残業代が支払われずに時間外労働をしているケースもあり、これがサービス残業にあたります。

2.サービス残業は違法なのか

残業代の支払いについては、労働基準法で「労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては(中略)割増賃金を支払わなくてはならない」(同法第37条1項)と定められ、会社は残業をした従業員に残業代を支払う義務があることが示されています。そのため、賃金が支払われないサービス残業は、労働基準法に違反していることになります。

上記の労働基準法第37条に違反する場合は、6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金(法第119条1号)に処せられる可能性もあります。

サービス残業と認定されうる5つのケース

サービス残業の中には、会社側が残業の事実を認識できない場合もあります。会社側が認識できないサービス残業の具体例を5つご紹介します。

1.過少な残業時間の報告

会社側が残業の事実を認識できない典型例は、上司の指示などにより、実際よりも少ない勤務時間が報告されるケースです。「支店の残業時間が増えると、全員の評価が下がる」等の理由で、残業時間の過少報告や残業代の放棄に対して従業員が合意する場合もあります。

残業代も賃金の一部ですが、賃金を請求する権利を放棄できるかについて、過去の裁判例では、「労働者の自由な意思に基づくものであると認めるに足る合理的理由が客観的に存在している場合に限って放棄を認める」とされています(最高裁判所昭和48年1月19日判決)。生活を支える賃金の請求権を、従業員が自ら望んで放棄するとは考えられないことから、自由な意思による残業代の放棄が認められる可能性は低いといえます。また、事前に「残業代は請求しない」などの合意書面を作成する会社も稀にありますが、従業員が自由な意思で将来の残業代請求権を先に放棄することは考えられないので、合意書面があったとしても労働者の自由な意思に基づかないものとして、残業代請求権放棄の合意は無効と解さる可能性も高いです。特に、上司が残業時間の過少報告や残業代の請求放棄を強制したような場合は悪質性が高いと判断されるので注意が必要です。

2.残業時間の切り捨て

勤務した時間は1分単位でカウントするのが原則ですので、1日単位で発生した1時間未満の労働時間を1分でもカットすることはできません。しかし、15分・30分単位で勤務時間をカウントし、その単位に満たない時間の端数を切り捨てて勤務時間を集計している会社もあるかもしれません。その場合、実質的に切り捨てた端数分の時間について従業員は働いていないことになり、サービス残業の扱いになります。

切り捨てた端数分の時間について、従業員が自分の仕事の遅延のせいだと納得していても、法的には残業代請求権が発生しており後日未払い残業代として請求される可能性があるのでご注意ください。

3.早朝勤務

昨今、朝活ブームもあり、所定の勤務時間よりも早く出社して仕事を始める従業員がいる会社もあるかと思います。
一般的に、残業と言うと、終業後に残って勤務するというイメージをお持ちの方も多いと思いますが、所定の出社時刻よりも早く出社して業務をしていた時間も当然のことながら労働時間に該当します。そのため、この時間も労働時間に含めて残業代を払わない場合、違法になる可能性があります。

4.名ばかり管理職の残業

日本の法律上、「管理監督者」に該当する従業員に対して、会社は残業代を支払わなくて構いません。しかし、実際には法律上の管理監督責任がないのに、役職だけ管理職になっている、いわゆる「名ばかり管理職」の時間外労働がサービス残業に該当するケースがあります。

管理監督者とは、「監督若しくは管理の地位にある者」(同法第41条2号)のことをいい、行政の通達や裁判例では「経営者と一体的立場にある労働者」と解釈し、企業の部門を統括する立場にあることや、企業経営への関与があること、業務量や業務時間に裁量があること、賃金面で十分優遇されていることなどの諸要素を考慮して、厳しく判断しています。この管理監督者にあたると、労働時間の規制を受けないので、何時間働いても時間外労働にならず、サービス残業という概念もありません。

しかし、一般的には「課長職から管理職」というような風潮もあり、会社が考える管理職と法律上の管理職に齟齬がある場合があります。会社は管理職と思っていたけれど、実は法律上の管理監督者に該当せず、サービス残業が発生しているというケースは珍しくありません。

5.みなし残業

みなし残業とは、一定の残業時間をあらかじめ決め、固定の残業代を賃金として支払うことをいいます。みなし残業の時間よりも、実際に勤務した残業時間が短い場合は問題ないのですが、実際に勤務した残業時間の方が長い場合は、会社は超過時間分の残業代を支払わなければいけません。

しかし、会社によっては、残業代は基本給に含まれていると考えて、超過分の残業代の支払いは不要とする運用をしている場合があります。この場合は、違法なサービス残業が発生している可能性が高いため、注意が必要です。

サービス残業のケースで会社が負う不利益・罰則とは

サービス残業が発生していた場合、会社はどのようなペナルティを受ける可能性があるのでしょうか。会社が受ける可能性のある罰則について説明します。

1.従業員からの未払い残業代の請求

サービス残業は、本来会社が支払うべき残業代を支払っていなかった「賃金未払い残業」に当たるため、従業員から未払い残業代の請求をされるリスクがあります。従業員からの請求に対して、会社との間で話合いがまとまらない場合は、労働審判(裁判官と2名の労働審判員が審理する手続)や裁判で争われることになり、会社が敗訴した場合、残業代だけでなく遅延損害金や付加金の支払いが命じられる可能性もあります。

2.労働基準監督署の調査

従業員が労働基準監督署に未払残業代を訴えると、労働基準監督署の調査が行われる場合があります。定期的な調査よりも厳しく、過去3年分の残業代の支払うように指導される可能性も高いです。

3.刑事罰を受ける可能性

従業員にサービス残業をさせた場合の罰則として、6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金が定められています(労働基準法第37条、同法第119条1号)。この罰則は、経営者・上司に加え、法人である会社自体も対象になります(労働基準法121条)。もっとも、サービス残業があったからといっていきなり刑事罰が科せられるわけではなく、労働基準監督署の是正勧告が出て、それでも従わないような場合に刑事罰の対象とされます。サービス残業や超過労働が社会的にも注目を集めている昨今、刑事罰を受けることは企業イメージにも大きな影響を与えるので、労働基準監督署から是正勧告を受けた際は慎重な対応が求められます。

自主的な残業を黙認していた場合の注意点

法律上、労働時間は「従業員が会社の指揮命令下に置かれる時間」のことをいいます。そのため、残業は原則として会社や上司の業務命令で行うべきで、自主的に残業した場合は労働時間に当たらないと考えます。労働時間に当たらないので残業代も発生しません。

しかし、次のような場合は、「黙示の残業命令」があったとして、自主的な残業もサービス残業に当たると判断される場合があります。

  • 残業して業務を行うことが当然として上司が黙認していた場合
  • 業務上やむを得ない理由で残業した場合
  • 客観的に見て勤務時間内に業務を終了できない事情がある場合

上記のような「黙示の残業命令」を否定する場合には、「残業をするな」という明確な業務命令が必要です。残業は原則禁止として残業命令のない残業には賃金を支給しない旨を就業規則に明示するほか、上司が部下の残業を管理して残業が不要な場合は帰宅を命じる等の対応を取っておくことをおすすめします。
会社が残業を禁止しているのに、完全に自主的に業務をしているような場合は、サービス残業に該当せず、残業代も発生しません。

従業員から未払い残業代を請求された場合の対処法

従業員が違法なサービス残業を主張して未払い残業代を請求しても、会社が支払う必要がない場合があります。会社が従業員に対して主張できる可能性がある反論等についてご説明します。

1.労働時間の誤りを確認する

従業員からの未払い残業代請求の中には、請求対象の時間が実際の労働時間より長い場合があります。

過去の裁判例では、コンビニエンスストアの従業員が未払い残業代を請求した事件で、タイムカードの打刻時間に基づく残業代の請求に対して、レジの会計時刻とタイムカードの打刻時間の著しい差や、勤務中に1時間は喫煙していたなどの事実から、請求が減額されたものがあります(東京地方裁判所平成26年8月26日判決)。

会社が従業員の労働時間の誤りを指摘するには、たとえタイムカードの記録などがあっても、他の記録や同僚の意見などから、実際の勤務状況を証拠化することが重要です。

2.企業が残業を禁止していたことを証明する

前述した通り、会社が明確に残業を禁止していた場合は、従業員が残って仕事をしていたとしても、会社の指示によらない自主的な残業であるとの反論が可能です。

裁判例でも、学校法人の従業員が、勤務時間中に終了できる仕事量ではなかったとして未払い残業代を請求した事案で、学校が時間外労働を禁止して引継ぎを命じていた事実を認め、「使用者の具体的な残業禁止命令に反して、業務を行ったとしても、これを労働時間と解することは困難である」として、残業禁止命令後の残業代の請求を認めなかったものがあります(東京地方裁判所平成15年12月9日判決)。

3.従業員の立場を主張する

サービス残業を主張して未払い残業代を請求する従業員が管理監督者である場合は、会社側としては労働基準法第41条に基づいて残業代が発生しない旨の反論をすることが可能です。
具体的には、以下のような実態を示して、当該従業員が「経営者と一体的立場にある労働者」に当たることを証明していきます。

  • 企業の部門を統括する立場にあること
  • 企業経営への関与があること
  • 自身の業務量や業務時間に裁量があること
  • 賃金面で十分優遇されていること

実際の裁判例では、医療法人において看護師の求人に関する権限を有していた人事課長や、証券会社で支店を統括していた支店長など、管理監督者に当たると認定されたケースは少なくありません。他方で、肩書は「統括部長」や「店長」であっても、上記のような権限がない従業員の場合は「名ばかり管理職」として残業代が発生するので注意が必要です。

4.みなし残業代の既払いを主張する

サービス残業を主張して未払い残業代を請求する方の中には、会社がみなし残業の制度を導入していても、時間外に勤務した時間のすべてについて残業代を主張してくる方も存在します。
その場合に注意が必要なのは、みなし残業が適正に設定・導入されているかという点です。
みなし残業制度を導入する際は、以下のポイントを押さえておくことが重要です。

  • みなし残業代と時間数があらかじめ明確に決められていること
  • みなし残業代に該当する残業時間が36協定上限(月45時間)以内であること
  • みなし残業代を含むことで基本給を減額するときは最低賃金を下回らないこと

通常の労働時間相当の賃金とみなし残業時間相当の割増賃金分が明確に区別できるように、時間と金額を明示する必要があります。これらを欠く場合は、みなし残業制度そのものが違法であり無効と判断されるおそれがあります。

5.残業代の消滅時効を確認する

残業代を請求する権利にも時効があります。残業代を請求する権利は、原則として給与支払日の翌日から起算して3年で消滅時効にかかり、以降は請求できなくなります(令和2年3月以前に発生した残業代の消滅時効は2年)。

従業員がサービス残業を主張して未払い残業代を請求するのは退職後が多いですが、中には時効が完成しているケースもあります。特に、時効の起算点を退職日と考えてカウントするケースが多いので、権利の発生日を再度確認してみてください。

サービス残業について弁護士に相談するメリット・デメリット

会社でサービス残業が問題になった場合に、弁護士に相談するメリットとしては、以下のような点があります。

  • 問題になった残業がサービス残業か確認してもらえる

従業員が残業をしていても、みなし残業制度の範囲内の場合や、会社が残業を禁止している場合、管理監督者に当たる場合など、実際にサービス残業に該当しない場合もあります。反対に、管理監督者の該当性など、会社はサービス残業ではないと思っていても、実際は残業代が発生している可能性も考えられます。弁護士に相談することで、問題になっている残業がサービス残業に該当するか確認した上で、適切な対応についてアドバイスを受けることができます。

  • 従業員とトラブルになった場合の対応を依頼できる

上記の裁判例(東京地方裁判所平成26年8月26日判決)でもご紹介したように、従業員からのサービス残業の主張に基づく未払い残業代の請求は、根拠を欠く場合もあります。そのような場合、適切な反論や交渉の対応を弁護士に依頼して任せることが有益です。また、従業員の主張に根拠がある場合でも、弁護士が交渉することによって円満な解決を目指し、会社のイメージや他の従業員への影響を最小限に抑えられる可能性が高まります。

  • サービス残業が問題にならない会社の体制づくりを相談できる

弁護士に相談することにより、サービス残業が問題にならないように就業規則や雇用契約書の整備等、体制作りのアドバイスを受けることができます。労働問題は、過去の多様な裁判例を網羅して対応を進めることが重要です。弁護士に相談しながら最新の状況を反映した体制作りを実現することが、経営基盤の安定につながります。

弁護士に相談・依頼するデメリットとしては、費用がかかることがあげられます。弁護士の相談費用の目安としては、30分5000円、1時間1万円程度が相場です。サービス残業の対応については、従業員との交渉や労働審判への移行など状況によって異なりますが、一般的には10万円、審判や裁判に移行した場合は30万円(それぞれ着手金)が一つの目安になります。
ただし、弁護士費用については事務所によってかなり差があることから、まずは法律相談などを利用して、見積もりを依頼してみることをおすすめします。

まとめ

今回は、サービス残業に当たる具体的な事例や、従業員からの主張に対する反論などについて解説しました。

残業は、従業員と会社の認識の違いによってトラブルに発展しやすいテーマの一つです。現在は問題が表面化していない場合でも、将来の紛争防止のために就業規則などを整備しておくことは非常に大切です。

東京スタートアップ法律事務所では、企業法務に関する専門知識と豊富な経験に基づいて、お客様の会社の状況に合ったサービス残業問題や未払い残業代の問題に関するご相談に対応しております。また、実際に労働トラブルが生じた場合の対応や、就業規則整備など、全面的なサポートが可能です。サービス残業、未払い残業代の請求をはじめとする相談等がございましたら、お気軽にご連絡いただければと思います。

弁護士中村 望 東京弁護士会
現在弁護士数が増え続けている中で、問題解決のクオリティが非常に重要。依頼者の方からの連絡に迅速に対応したり、何でも気軽に相談できる雰囲気づくりをしたりすることで、依頼者の方との信頼関係を築き、依頼者の方の希望に沿った問題解決をできるように心がけている。