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弁護士 後藤 亜由夢

みなし残業(固定残業代)制度の要件と導入時の注意点

みなし残業代(固定残業代)制度は、従業員への賃金保障や事務作業の負担軽減等のメリットがあり、会社にとって魅力的な制度です。しかし、長時間労働やサービス残業の温床になりやすいという問題点も度々指摘されており、実際に従業員から訴えられる等のトラブルに発展する事例も少なくありません。

今回は、固定残業代制度の導入を検討している方や既存の制度を見直したいと考えている使用者に向けて、固定残業代制度の概要、固定残業代制度のメリットと問題点、固定残業代制度導入の要件、固定残業代制度を巡る裁判例、固定残業代制度を導入する際の注意点などについて解説します。

固定残業代(みなし残業)制度とは

固定残業代制度とはどのような制度なのでしょうか。まずは基本的な概念、固定残業代制度の種類について説明します。

1.毎月一定額の残業代を支払う制度

固定残業代制度は、実際の残業時間に関わらず、毎月一定の時間、残業したものとみなして、残業代を定額で支払う給与制度のことです。「みなし残業代制度」、「定額残業代制度」と呼ばれることもあります。
固定残業代が10万円と設定されていた場合、全く残業をしなかった月でも、残業代として10万円支払われます。ただし、逆に固定残業代に相当する時間を超えて労働を行った場合は、固定残業代に加え、さらに超過分の残業代の支払(固定残業代制度を適用しない場合の通常通りの時間外労働に対する支払)が必要となるという点には注意が必要です。

2.固定残業代制度の種類

固定残業代には、以下の2種類があります。

  • 組み込み型(基本給一体型):固定残業代を基本給に含める方式
  • 手当型:固定残業代を基本給とは別に手当として支払う方式

手当の名称は会社によって異なりますが、一般的には、「固定残業手当」、「職務手当」、「業務手当」等の名称が用いられます。営業職の場合、「営業手当」という名称が使用されることもあるようです。使用者側には、手当の名称に関わらず、時間外労働の対価として支給するという明確な定義をしておくことが求められます。
そして、後述のとおり、固定残業代制度は基本給と固定残業代を明確に区分する必要があるので、手当型が望ましい制度である、ということができます。

固定残業代制度のメリット

固定残業代制度には様々なメリットがあるといわれていますが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。会社側(使用者側)、従業員(労働者側)の双方からみた固定残業代制度のメリットについて説明します。

1.人件費が把握しやすくなる

会社側からみた固定残業代制度の一番のメリットは、人件費を把握しやすくなることです。固定残業代の超過分が生じないように固定残業代制度を運用できれば、残業代を変動費ではなく固定費として予算化することも可能になります。また、割増賃金計算等の事務作業の負担を軽減できるため、その分の人件費削減にもつながります。

2.生産性の向上につながる

従業員にとっての固定残業代制度のメリットは、効率良く仕事を終わらせることができれば、事実上、残業をしなくても残業代を得られることです。早く仕事を終わらせれば、残業をしなくとも、固定残業代を受け取ることができる仕組みになっています。したがって、従業員が自主的に業務の効率化に取り組むことにもつながり、結果的に会社全体の生産性が向上することが期待できます。

固定残業代制度の問題点

固定残業代制度は、会社側と従業員の双方にとってメリットがありますが、注意すべき問題点もあります。固定残業代制度の問題点について説明します。

1.労働時間の管理が不要になるわけではない

固定残業代制度を導入すると、従業員が何時間残業しても固定残業代のみ支払えばよいので、毎月の残業時間の管理が不要になると解釈している方もいらっしゃるようですが、それは間違いです。固定残業代制度を導入していても、固定残業代相当分を超える労働をした場合は、超過分に対する支払いが必要となります。

2.未払い残業代発生のリスクがある

従業員が固定残業代分を超える労働を行っているのに、会社側が実働時間を把握せずに、超過分の時間外労働に対する支払いを怠った場合、従業員から未払い残業代の支払いを請求される可能性があります。
近年、未払い残業代の支払いを求めて会社を訴える人は増えています。未払い残業代の消滅時効の期間は、労働基準法第115条により2年間と定められていました。しかし、その根拠となる民法が改正され、債権の消滅時効が5年に延長された(2020年4月施行)ため、段階的に民法に合わせることになりました。2020年4月1日以降に発生する残業代から消滅時効が3年間となり、将来的には民法と同じ5年間となる可能性が高いです。さらに、従業員の主張が認められた場合、賃金支払日以降は遅延損害金年利3%(民法改正により従来の6%から3%になりました)、退職日以降は14.6%の遅延利息が加算されます(賃金の支払の確保等に関する法律第6条第1項)。固定残業代の超過分に対する支払いを怠った場合、従業員から多額な未払い残業代を請求されるリスクがあるという点はしっかり認識しておきましょう。

固定残業代制度導入の要件

固定残業代制度について、2017年7月31日に厚生労働省から「時間外労働等に対する割増賃金の解釈について」という通達が出されました。これは、同年7月7日付けの最高裁判所第二小法廷判決を踏まえて、名称によらず、一定時間分までの時間外労働、休日労働及び深夜労働に対する割増賃金として定額で支払われる賃金についての解釈が示されたものです。その背景には、求人の募集要項に固定残業代を含む金額を提示して実際よりも給料を高く見せる「求人詐欺」と呼ばれる手法が横行し、社会問題化したことがあります。厚生労働省が提示している固定残業代を採用する際の要件について説明します。

1.固定残業代と基本給は明確に区別する

固定残業代を採用する際、固定残業代と基本給を区別して記載する必要があります。特に組み込み型の場合は基本給と固定残業代が判別しづらいので、注意が必要です。「月給23万円(固定残業代含む)」とだけ記載されている場合、基本給がいくらなのかわかりません。
「基本給:18万円、固定残業代:5万円(20時間分相当の残業代)」等、基本給と固定残業代の金額が明確にわかるように区別して記載することが求められます。

2.固定残業代の金額とみなし残業時間を明示する

また、固定残業代の金額と残業したものとみなす時間を明示することも求められます。例えば、基本給 20万円(基本給とは別に、法定時間外25時間分の固定残業代5万円を支給)などと記載することが求められます。
月給25万円(固定残業代5万円を含む)、月給25万円(25時間分の残業代込み)という記載は、金額とみなし残業時間の両方が明示されていないため、認められません。

3.超過分の支払いについて明記する

固定残業時間を超える時間外労働については固定残業代とは別に支払う旨を明記することも必要です。休日労働や深夜労働が発生する可能性がある場合は、休日労働や深夜労働の割増賃金を追加で支払うことも明記します。

固定残業代制度を巡る裁判例

固定残業代制度を導入している企業では、従業員が退職後に未払い残業代の支払いを求めて会社を訴えるケースが少なくありません。組み込み型と手当型の代表的な裁判例をご紹介します。

1.組み込み型の固定残業代の有効性を巡る裁判

最初にご紹介するのは、組み込み型(基本給一体型)の固定残業代の有効性が争点となった裁判です(最高裁判所平成24年3月8日判決)。人材派遣会社に派遣労働者として勤務していた原告の雇用契約では、41万円の基本給の中に月間180時間以内の時間外労働に対する割増賃金が含まれていました。判決では、雇用契約では、通常の労働時間の賃金に当たる部分と時間外割増に当たる部分を判別することができず、月間180時間以内の労働時間中の時間外労働について労働基準法第37条第1項で規定する割増賃金が支払われたとすることはできないと判示され、会社側は割増賃金等の支払いを命じられました。

2.手当型の固定残業代の有効性を巡る裁判

次にご紹介するのは、「営業手当」として支給されていた手当型の固定残業代の有効性が争点となった裁判です(東京地方裁判所平成24年8月28日判決)。この事例では、「営業手当」について賃金規定で「時間外労働割増賃金で月30時間相当分として支給する」と定められていました。しかし、この「営業手当」は営業活動に伴う諸経費を補充するという趣旨を含んでいたことなどから、月30時間分の時間外労働の対価としての支払いであるとは認められず、会社側は未払い残業代等の支払いを命じられました。

固定残業代制度を導入する際の注意点

固定残業代制度を導入する際は、労使間トラブルを回避して、適正な運用ができるよう慎重に検討することが求められます。具体的にどのような点に注意すべきなのか、前述した裁判例も踏まえながら説明します。

1.基本給と固定残業代のバランスを適正にする

固定残業代制度を設計する上で、基本給と固定残業代のバランスを適正にすることは非常に重要です。労働基準法では、使用者は原則として労働者に1週40時間、1日8時間を超えて労働させてはならないとされ(同法第32条第1項第2項)、この制限を超えて労働させる場合は超過した時間について25%以上の割増賃金を支払わなければならないと定められています(同法第37条第1項)。会社側(使用者側)としては、固定残業代は、あくまで労働基準法で定められたルールの中で運用されるものであるという点は常に意識しましょう。そして、会社側は、基本給を労働実態に応じた適正額に設定し、固定残業代はあくまで超過労働時間に対する残業代である、という点を考慮した上で、両者の金額を設定することが重要です。
基本給と固定残業代のバランスを検討する際は、従業員の残業時間を把握した上で実態に合わせた制度を構築することが大切です。

2.就業規則等に定めて周知徹底する

固定残業代制度を導入する際は、就業規則、雇用契約書、労働条件通知書等に以下の内容を明確に定める必要があります。

  • 基本給の金額
  • 固定残業代の金額
  • 固定残業の労働時間数
  • 固定残業時間を超過する残業の取り扱い

固定残業時間を超過する残業の取り扱いについては、超過分の残業代は別途支給する旨を明記して下さい。また、就業規則で定めた場合は周知徹底することや、労働条件通知書等で定めた場合は書面を交付する際にわかりやすく説明すること等、規定した内容を従業員が十分に理解できるように配慮することも必要です。

前述した裁判例のように、「営業手当」の中に固定残業代と営業活動に伴う諸経費の両方が含まれる場合、固定残業代分が判別できなくなる可能性があります。誤解を生まないためにも、固定残業代分については「固定残業手当」という名称にして他の手当とは明確に区別することが望ましいでしょう。

3.超過分の管理を確実に行う

固定残業代制度を導入して固定残業分を超過しないように運用した場合でも、労働時間の管理は必要です。固定残業分を超過しないように運用しているつもりでも、割増賃金の支払が必要な休日出勤や深夜残業が発生する可能性はあるので、一人ひとりの従業員の労働時間を把握することが求められます。

また、働き方改革関連法により、使用者が労働者の労働時間を適切に把握する義務が規定されています(労働安全衛生法第66条の8の3)。この規定は、当然のことながら、固定残業代制度の適用により働く労働者も対象となるので、固定残業代制度を導入する場合でも、勤怠管理システム等の仕組みを用いて労働時間を正確に把握できるようにしましょう。

4.採用時の募集要項に要注意

従業員を採用する際の募集要項では、固定残業代の表記が求職者に誤解されやすいとして問題視されていたため、注意が必要です。固定残業代制度を採用している場合は以下を明示することが求められます。

  • 固定残業代の金額
  • 固定残業代は時間外労働の何時間分に相当するか
  • 上記の時間数を超える時間外労働については割増賃金を追加で支給する旨

また、募集要項の条件と採用時に提示する雇用契約書等の条件が異なる場合、違法となりますので、両者の条件が一致しているかどうか確認しましょう。

5.労働条件の不利益変更にも注意が必要

固定残業代制度を導入する際、既存の従業員に対する労働条件の不利益変更が問題となるケースも多いため、その点にも注意が必要です。例えば、固定残業代を導入するからといって、基本給を30万円から25万円に減額する場合、労働条件の不利益変更となりえます。また、一度定めた固定残業代制度を使用者側が一方的に廃止することも、同じく労働条件の不利益変更となりえます。労働条件の不利益変更は、会社側が一方的に行うことは認められず、各従業員の同意か、合理性のある就業規則の変更が必要となります。

まとめ

今回は、固定残業代(みなし残業)制度の概要、固定残業代制度のメリットと問題点、固定残業代制度導入の要件、固定残業代制度を巡る裁判例、固定残業代制度を導入する際の注意点などについて解説しました。

固定残業代制度の有効性が認められるためには厳格な要件を満たす必要があるため、適正に導入して問題なく運用するためには関連法規等に関する専門的な知識が求められます。労使間トラブルを回避するためにも、最新の裁判例に精通した専門家のアドバイスを受けながら慎重に進めることが望ましいでしょう。

東京スタートアップ法律事務所では、法務・経営のスペシャリストが様々な企業のニーズに合わせた企業法務に関するサポートを提供しております。固定残業代制度等の給与制度の導入や制度の見直し、労使トラブル解決のサポート等も得意としておりますので、お気軽にご相談いただければと思います。

弁護士後藤 亜由夢 東京弁護士会
2007年早稲田大学卒業、公認会計士試験合格、有限責任監査法人トーマツ入所。2017年司法試験合格。2018年弁護士登録。監査法人での経験(会計・内部統制等)を生かしてベンチャー支援に取り組んでいる。